Cách lưu trữ và truy xuất hồ sơ khai thuế điện tử (eTAX) trong quá khứ để tuân thủ và kiểm toán tại Hồng Kông

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa của Hồng Kông, việc lưu trữ và truy xuất hồ sơ khai thuế điện tử đúng cách đã trở thành một yêu cầu tuân thủ quan trọng đối với cả cá nhân và doanh nghiệp. Với việc Cục Thuế nội địa (IRD) ra mắt các cổng eTAX nâng cao vào tháng 7 năm 2025, người nộp thuế hiện có các công cụ tinh vi hơn để quản lý lịch sử khai thuế của mình đồng thời đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý nghiêm ngặt. Hướng dẫn toàn diện này giải thích cách lưu trữ, truy xuất và quản lý hồ sơ eTAX của bạn một cách hiệu quả để đảm bảo tuân thủ đầy đủ luật thuế Hồng Kông và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán tiềm năng.

Tìm hiểu các yêu cầu lưu giữ hồ sơ của Hồng Kông

Điều 51C của Sắc lệnh Thuế nội địa: Nền tảng pháp lý

Điều 51C của Sắc lệnh Thuế nội địa thiết lập các yêu cầu cơ bản về lưu giữ hồ sơ kinh doanh tại Hồng Kông. Theo quy định này, mọi cá nhân hoặc tổ chức thực hiện hoạt động thương mại, nghề nghiệp hoặc kinh doanh tại Hồng Kông phải lưu giữ đủ hồ sơ kinh doanh—bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung—để có thể xác định chính xác lợi nhuận chịu thuế của họ. Các hồ sơ này phải được lưu giữ trong thời gian không dưới bảy năm kể từ ngày phát sinh giao dịch liên quan.

Yêu cầu lưu giữ bảy năm không chỉ là một hướng dẫn mà là một nghĩa vụ pháp lý với những hậu quả đáng kể nếu không tuân thủ. Việc không duy trì hồ sơ đúng cách mà không có lý do hợp lý có thể dẫn đến mức phạt tối đa 100.000 HKD. Hình phạt này áp dụng cho cả các công ty được thành lập tại Hồng Kông và các công ty nước ngoài hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền hạn của Hồng Kông.

Những hồ sơ nào phải được lưu giữ?

Các yêu cầu lưu giữ hồ sơ toàn diện của IRD mở rộng ra ngoài các tờ khai thuế đơn giản để bao gồm đầy đủ các tài liệu tài chính:

• Báo cáo thu nhập phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ báo cáo dòng tiền vào và ra
• Hồ sơ tài sản và nợ phải trả bao gồm bảng cân đối kế toán
• Hồ sơ giao dịch hàng ngày của tất cả các khoản tiền nhận được và chi tiêu
• Hồ sơ bán hàng và mua hàng kèm theo chứng từ và biên lai tương ứng
• Hồ sơ cung cấp dịch vụ ghi lại các hoạt động kinh doanh
• Tờ khai thuế và quyết định thuế đã nộp qua eTAX hoặc nộp bản giấy
• Tài liệu hỗ trợ cho các khoản khấu trừ, phụ cấp và yêu cầu bồi thường

Đối với các doanh nghiệp liên quan đến giao dịch hàng hóa, thông tin bổ sung phải được duy trì, bao gồm mô tả hàng hóa, chi tiết người bán và người mua, số lượng và giá trị.

Những cân nhắc đặc biệt đối với việc chuyển lỗ

Một ngoại lệ quan trọng đối với quy tắc bảy năm tiêu chuẩn áp dụng khi các doanh nghiệp đã chuyển lỗ. Người nộp thuế phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh của các năm đánh giá liên quan cho đến bảy năm sau khi kết thúc năm mà các khoản lỗ đã được bù trừ hoàn toàn. Điều này có nghĩa là trên thực tế, việc lưu giữ hồ sơ có thể kéo dài hơn bảy năm tùy thuộc vào thời điểm các khoản lỗ cuối cùng được sử dụng để bù trừ lợi nhuận trong tương lai.

Quyền đánh giá lại của IRD và thời gian kiểm toán

Tìm hiểu các kỳ đánh giá lại

IRD hoạt động theo phương pháp "đánh giá trước, kiểm toán sau", nghĩa là thông báo đánh giá hoặc báo cáo lỗ thường được ban hành sau khi xử lý ban đầu tờ khai thuế. Tuy nhiên, Cục vẫn giữ quyền tiến hành điều tra sau đánh giá hoặc kiểm toán tại chỗ vào một ngày sau đó, dựa trên các lĩnh vực rủi ro được xác định hoặc thông qua các quy trình lựa chọn ngẫu nhiên bằng máy tính.

Các khung thời gian mà IRD có thể đưa ra các đánh giá bổ sung là rất quan trọng để hiểu các nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của bạn:

Lựa chọn kiểm toán và các yếu tố rủi ro

Mặc dù không có chu kỳ kiểm toán thuế cụ thể tại Hồng Kông, IRD chọn mục tiêu kiểm toán dựa trên các tiêu chí và chỉ số rủi ro nhất định. Hiểu các yếu tố này có thể giúp bạn duy trì tài liệu thích hợp:

• Biến động đáng kể theo từng năm trong thu nhập hoặc chi phí đã báo cáo
• Sự khác biệt trong so sánh chuẩn ngành khi biên lợi nhuận của bạn khác biệt đáng kể so với các tiêu chuẩn ngành
• Các khoản khấu trừ lớn hoặc bất thường có thể cần được xem xét kỹ lưỡng hơn
• Các giao dịch xuyên biên giới yêu cầu tài liệu về giá chuyển giao
• Các lựa chọn ngẫu nhiên do máy tính tạo ra ảnh hưởng đến một tỷ lệ người nộp thuế hàng năm
• Thông tin từ bên thứ ba cho thấy thu nhập chưa khai báo hoặc chi phí khai khống

Hệ thống Cổng eTAX mới: Ra mắt vào tháng 7 năm 2025

Ba cổng tích hợp để quản lý thuế toàn diện

Vào tháng 7 năm 2025, Cục Thuế nội địa đã ra mắt một cơ sở hạ tầng eTAX được nâng cấp đáng kể bao gồm ba cổng chuyên biệt được thiết kế để phục vụ các nhóm người dùng khác nhau:

1. Cổng thuế cá nhân (ITP)
Cổng thuế cá nhân cung cấp một nền tảng tập trung cho người nộp thuế cá nhân để quản lý các vấn đề thuế cá nhân của họ. Các tính năng chính bao gồm nộp tờ khai thuế, cập nhật thông tin cá nhân, xem tình hình thuế, truy cập dữ liệu khai thuế lịch sử và quản lý hồ sơ thanh toán. Cổng này hoàn toàn có thể truy cập qua thiết bị di động thông qua ứng dụng "eTAX" chuyên dụng, cho phép người nộp thuế quản lý các nghĩa vụ của họ mọi lúc mọi nơi.

2. Cổng thuế doanh nghiệp (BTP)
Được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp, Cổng thuế doanh nghiệp xử lý các vấn đề thuế doanh nghiệp và nghĩa vụ tuân thủ điện tử. Điều này bao gồm nộp tờ khai thuế lợi nhuận, đăng ký kinh doanh, nộp tờ khai của người sử dụng lao động và truy cập toàn diện vào lịch sử khai thuế và hồ sơ đánh giá của doanh nghiệp.

3. Cổng đại diện thuế (TRP)
Cổng đại diện thuế phục vụ các đại lý dịch vụ thuế, bao gồm đại diện thuế, thư ký công ty và các nhà cung cấp dịch vụ thuế khác. Cổng này cho phép các chuyên gia quản lý nhiều tài khoản khách hàng một cách hiệu quả đồng thời duy trì quyền truy cập an toàn vào lịch sử khai thuế và tài liệu của khách hàng.

Di chuyển người dùng và dữ liệu hiện có

IRD đã di chuyển liền mạch hồ sơ của người dùng eTAX hiện có sang cổng mới phù hợp. Người dùng cá nhân đã đăng ký với hệ thống eTAX cũ có thể đăng nhập vào Cổng thuế cá nhân bằng thông tin đăng nhập hiện có của họ. Tất cả dữ liệu khai thuế lịch sử, hồ sơ đánh giá và lịch sử thanh toán đã được bảo toàn và vẫn có thể truy cập thông qua giao diện mới.

Các tính năng nâng cao để quản lý hồ sơ

Nâng cấp cổng năm 2025 đã giới thiệu một số cải tiến đáng kể cho việc lưu trữ và truy xuất hồ sơ thuế:

• Thiết kế đáp ứng: Giao diện tự động điều chỉnh cho máy tính để bàn, máy tính bảng và thiết bị di động, cung cấp quyền truy cập nhất quán vào hồ sơ trên tất cả các nền tảng
• Dữ liệu khấu trừ được điền sẵn: Người nộp thuế có thể lưu trước chi tiết khấu trừ (quyên góp từ thiện, đóng góp MPF) sẽ tự động được điền vào các tờ khai trong tương lai, tạo một hồ sơ vĩnh viễn về các khoản khấu trừ định kỳ
• Tải lên tài liệu nâng cao: Khi yêu cầu sửa đổi thuế tạm tính hoặc các quyết định thuế, người dùng hiện có thể tải lên tối đa 5 tài liệu hỗ trợ với tổng dung lượng tệp lên đến 200MB trực tiếp qua eTAX
• Mở rộng khai thuế điện tử IR56: Công cụ này đã mở rộng từ 800 lên 2.000 hồ sơ mỗi tệp, với người sử dụng lao động có thể tải lên tới 5.000 hồ sơ trong một lần nộp duy nhất
• Truy cập hồ sơ 24/7: Người dùng có thể truy cập toàn bộ lịch sử khai thuế, các quyết định thuế và hồ sơ thanh toán của mình bất cứ lúc nào từ bất cứ đâu
• Cảnh báo điện tử thời gian thực: Thông báo tự động về thời hạn nộp hồ sơ, ban hành quyết định thuế và ngày đến hạn thanh toán

Hướng dẫn từng bước: Truy cập và truy xuất hồ sơ khai thuế điện tử (eTAX) trong quá khứ

Dành cho người nộp thuế cá nhân

Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thuế cá nhân
Truy cập Cổng thuế cá nhân qua cổng eTAX của GovHK (www.gov.hk/etax) hoặc tải ứng dụng di động "eTAX". Đăng nhập bằng số Chứng minh nhân dân Hồng Kông và mật khẩu của bạn, hoặc xác thực qua "iAM Smart" để tăng cường bảo mật.

Bước 2:

Đối với năm đánh giá 2024/25 (từ ngày 1 tháng 4 năm 2024 đến ngày 31 tháng 3 năm 2025), Cục Thuế (IRD) đã phát hành khoảng 2,66 triệu tờ khai thuế cá nhân vào ngày 2 tháng 5 năm 2025. Hạn nộp hồ sơ chung là ngày 2 tháng 6 năm 2025, với những người nộp hồ sơ điện tử được gia hạn tự động một tháng đến ngày 2 tháng 7 năm 2025. Các chủ doanh nghiệp tư nhân được gia hạn thêm thời gian, với hạn nộp hồ sơ điện tử của họ được kéo dài đến ngày 2 tháng 9 năm 2025.