Frühere eTAX-Steuererklärungen in Hongkong für Compliance-Zwecke und Steuerprüfungen archivieren und abrufen

In der zunehmend digitalisierten Steuerverwaltung Hongkongs ist die ordnungsgemäße Archivierung und der Abruf elektronisch eingereichter Steuererklärungen zu einer wesentlichen Compliance-Anforderung für Privatpersonen und Unternehmen geworden. Seit der Einführung erweiterter eTAX-Portale durch das Inland Revenue Department (IRD) im Juli 2025 stehen Steuerpflichtigen leistungsfähigere Instrumente zur Verwaltung ihrer bisherigen Steuerunterlagen zur Verfügung, mit denen sie zugleich strenge gesetzliche Pflichten erfüllen können. Dieser umfassende Leitfaden erläutert, wie Sie Ihre eTAX-Unterlagen wirksam archivieren, abrufen und verwalten, um das Steuerrecht Hongkongs vollständig einzuhalten und sich auf mögliche Steuerprüfungen vorzubereiten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen in Hongkong verstehen

Section 51C der Inland Revenue Ordinance: die gesetzliche Grundlage

Section 51C der Inland Revenue Ordinance legt die grundlegenden Anforderungen an die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Hongkong fest. Nach dieser Vorschrift muss jede Person, die in Hongkong ein Gewerbe, einen Beruf oder ein Unternehmen betreibt, ausreichende Geschäftsunterlagen in englischer oder chinesischer Sprache führen, damit ihre steuerpflichtigen Gewinne zutreffend ermittelt werden können. Diese Unterlagen müssen ab dem Datum der Geschäftsvorfälle, auf die sie sich beziehen, mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

Die siebenjährige Aufbewahrungspflicht ist nicht lediglich eine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung, deren Nichteinhaltung erhebliche Folgen hat. Wer ohne angemessenen Entschuldigungsgrund keine ordnungsgemäßen Unterlagen führt und aufbewahrt, kann mit einer Geldstrafe von bis zu HK$100,000 belegt werden. Diese Strafandrohung gilt sowohl für in Hongkong gegründete Gesellschaften als auch für ausländische Gesellschaften, die im Hoheitsgebiet Hongkongs geschäftlich tätig sind.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Die umfassenden Anforderungen des IRD an die Führung und Aufbewahrung von Unterlagen gehen über reine Steuererklärungen hinaus und erstrecken sich auf ein breites Spektrum an Finanzunterlagen:

• Gewinn- und Verlustrechnungen, aus denen die Erträge, Aufwendungen und die Ertragslage des Unternehmens hervorgehen
• Kapitalflussrechnungen, die Mittelzuflüsse und Mittelabflüsse ausweisen
• Aufzeichnungen über Vermögenswerte und Verbindlichkeiten einschließlich Bilanzen
• Tägliche Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle zu sämtlichen vereinnahmten und verausgabten Geldbeträgen
• Verkaufs- und Einkaufsaufzeichnungen mit den zugehörigen Belegen und Quittungen
• Aufzeichnungen über erbrachte Dienstleistungen zur Dokumentation der Geschäftstätigkeit
• Steuererklärungen und Steuerbescheide im Zusammenhang mit Einreichungen über eTAX oder in Papierform
• Belegunterlagen für Abzüge, Freibeträge und geltend gemachte Ansprüche

Bei Unternehmen, deren Geschäftstätigkeit Warengeschäfte umfasst, müssen zusätzliche Angaben aufbewahrt werden, darunter Warenbeschreibungen, Angaben zu Verkäufern und Käufern sowie Mengen und Werte.

Besonderheiten bei Verlustvorträgen

Eine wichtige Ausnahme von der regulären Siebenjahresregel gilt für Unternehmen mit Verlustvorträgen. Steuerpflichtige müssen die Geschäftsunterlagen der betreffenden Veranlagungsjahre bis zum Ablauf von sieben Jahren nach Ende des Jahres aufbewahren, in dem die Verluste vollständig verrechnet wurden. Dies bedeutet, dass die Aufbewahrungsdauer in der Praxis deutlich über sieben Jahre hinausgehen kann, je nachdem, wann die Verluste letztlich mit künftigen Gewinnen verrechnet werden.

Befugnisse des IRD zur nachträglichen Steuerveranlagung und zeitlicher Rahmen für Steuerprüfungen

Fristen für nachträgliche Steuerveranlagungen verstehen

Das IRD verfolgt den Ansatz „zuerst veranlagen, später prüfen“. Das bedeutet, dass ein Steuerbescheid oder eine Verlustfeststellung in der Regel nach der ersten Bearbeitung der Steuererklärung ergeht. Die Behörde behält jedoch die Befugnis, zu einem späteren Zeitpunkt nach der Veranlagung steuerliche Ermittlungen oder Außenprüfungen durchzuführen, entweder aufgrund festgestellter Risikobereiche oder im Rahmen computergestützter Zufallsauswahlverfahren.

Die Fristen, innerhalb derer das IRD zusätzliche Steuerveranlagungen vornehmen kann, sind für das Verständnis Ihrer Aufbewahrungspflichten von entscheidender Bedeutung:

Sachverhalt	Frist für eine zusätzliche Steuerveranlagung	Folgen für die Aufbewahrung von Unterlagen
Reguläre nachträgliche Steuerveranlagung	6 Jahre ab Ende des betreffenden Veranlagungsjahres	Unterlagen müssen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, damit die Aufbewahrungsdauer über die Veranlagungsfrist hinausgeht
Betrug oder vorsätzliche Steuerhinterziehung	10 Jahre ab Ende des betreffenden Veranlagungsjahres	Eine Aufbewahrung von 7 Jahren ist rechtlich weiterhin ausreichend; 10 Jahre oder länger sind jedoch ratsam
Änderung einer Verlustfeststellung	Es gilt keine zeitliche Begrenzung	Bis zur vollständigen Verrechnung der Verluste zuzüglich 7 weiterer Jahre aufbewahren

Auswahl für Steuerprüfungen und Risikofaktoren

Obwohl es in Hongkong keinen festen Turnus für Steuerprüfungen gibt, wählt das IRD die zu prüfenden Steuerpflichtigen anhand bestimmter Kriterien und Risikoindikatoren aus. Das Verständnis dieser Faktoren kann Ihnen helfen, eine angemessene Dokumentation zu führen und aufzubewahren:

• Erhebliche Veränderungen gegenüber dem Vorjahr bei den erklärten Einnahmen oder Ausgaben
• Abweichungen im Branchenvergleich, wenn Ihre Margen erheblich von den branchenüblichen Werten abweichen
• Hohe oder ungewöhnliche Abzüge, die eine eingehendere Prüfung rechtfertigen können
• Grenzüberschreitende Transaktionen, die eine Verrechnungspreisdokumentation erfordern
• Computergestützte Zufallsauswahl, die jährlich einen bestimmten Prozentsatz der Steuerpflichtigen betrifft
• Informationen Dritter, die auf nicht erklärte Einkünfte oder überhöht angesetzte Aufwendungen hindeuten

Das neue eTAX-Portalsystem: Einführung im Juli 2025

Drei integrierte Portale für eine umfassende Steuerverwaltung

Im Juli 2025 führte das Inland Revenue Department eine erheblich modernisierte eTAX-Infrastruktur ein, die aus drei spezialisierten Portalen für unterschiedliche Nutzergruppen besteht:

1. Individual Tax Portal (ITP)
Das Individual Tax Portal bietet natürlichen Personen eine zentrale Plattform zur Verwaltung ihrer persönlichen Steuerangelegenheiten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Abgabe von Steuererklärungen, die Aktualisierung persönlicher Angaben, die Einsicht in den Steuerstatus, der Zugriff auf frühere Erklärungsdaten sowie die Verwaltung von Zahlungsnachweisen. Über die eigens dafür vorgesehene App „eTAX“ ist das Portal auf Mobilgeräten uneingeschränkt zugänglich, sodass Steuerpflichtige ihren steuerlichen Pflichten auch unterwegs nachkommen können.

2. Business Tax Portal (BTP)
Das speziell für Unternehmen konzipierte Business Tax Portal ermöglicht die elektronische Abwicklung betrieblicher Steuerangelegenheiten und die Erfüllung steuerlicher Pflichten. Dazu gehören die Abgabe von Gewinnsteuererklärungen, die Gewerberegistrierung, die Einreichung von Arbeitgebermeldungen sowie der umfassende Zugriff auf frühere Unternehmenserklärungen und Steuerveranlagungsunterlagen.

3. Tax Representative Portal (TRP)
Das Tax Representative Portal richtet sich an steuerliche Dienstleister, darunter steuerliche Vertreter, Company Secretaries und andere Anbieter von Steuerdienstleistungen. Dieses Portal ermöglicht es Fachleuten, mehrere Mandantenkonten effizient zu verwalten und dabei sicher auf frühere Erklärungen und Unterlagen ihrer Mandanten zuzugreifen.

Migration bestehender Nutzerkonten und Daten

Das IRD hat die Profile bestehender eTAX-Nutzer nahtlos auf das jeweils passende neue Portal übertragen. Privatpersonen, die bereits im bisherigen eTAX-System registriert waren, können sich mit ihren bestehenden Zugangsdaten beim Individual Tax Portal anmelden. Sämtliche früheren Erklärungsdaten, Steuerveranlagungsunterlagen und Zahlungshistorien wurden übernommen und bleiben über die neue Benutzeroberfläche zugänglich.

Erweiterte Funktionen zur Unterlagenverwaltung

Die Modernisierung des Portals im Jahr 2025 brachte mehrere wesentliche Verbesserungen für die Archivierung und den Abruf von Steuerunterlagen mit sich:

• Responsives Design: Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an Desktopcomputer, Tablets und Mobilgeräte an und ermöglicht so auf allen Plattformen einen einheitlichen Zugriff auf Unterlagen
• Vorausgefüllte Angaben zu Abzügen: Steuerpflichtige können Angaben zu Abzügen vorab speichern, etwa zu gemeinnützigen Spenden oder MPF-Beiträgen. Diese werden automatisch in künftige Steuererklärungen übernommen, sodass eine dauerhafte Dokumentation wiederkehrender Abzüge entsteht
• Erweiterte Funktion zum Hochladen von Dokumenten: Bei Anträgen auf Änderung vorläufiger Steuerfestsetzungen oder von Steuerveranlagungen können Nutzer nun bis zu 5 Belegdokumente mit einer Gesamtdateigröße von bis zu 200MB direkt über eTAX hochladen
• Erweiterte elektronische Einreichung von IR56-Meldungen: Die Kapazität des Tools wurde von 800 auf 2.000 Datensätze pro Datei erhöht; Arbeitgeber können bis zu 5.000 Datensätze in einem einzigen Einreichungsvorgang hochladen
• Zugriff auf Unterlagen rund um die Uhr: Nutzer können jederzeit und von überall auf ihre vollständige Erklärungshistorie, Steuerveranlagungen und Zahlungsnachweise zugreifen
• Elektronische Benachrichtigungen in Echtzeit: Automatische Benachrichtigungen zu Abgabefristen, zur Ausstellung von Steuerbescheiden und zu Zahlungsterminen

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Zugriff auf und Abruf von früheren eTAX-Erklärungen

Für natürliche Personen

Schritt 1: Beim Individual Tax Portal anmelden
Rufen Sie das Individual Tax Portal über den eTAX-Zugang auf GovHK (www.gov.hk/etax) auf oder laden Sie die mobile App „eTAX“ herunter. Melden Sie sich mit Ihrer Hong Kong Identity Card-Nummer und Ihrem Passwort an oder authentifizieren Sie sich für zusätzliche Sicherheit über „iAM Smart“.

Schritt 2: Ihren Steuerstatus aufrufen
Wählen Sie nach der Anmeldung im Hauptmenü „Steuerstatus anzeigen“ aus. Sie erhalten dadurch einen Überblick über Ihren aktuellen Steuerstatus, einschließlich noch ausstehender Steuererklärungen, kürzlich erfolgter Steuerveranlagungen und bestehender Zahlungsverpflichtungen.

Schritt 3: Erklärungshistorie aufrufen
Klicken Sie auf „Erklärungshistorie“ oder „Frühere Steuererklärungen“, um eine chronologische Liste aller Steuererklärungen anzuzeigen, die Sie über eTAX eingereicht haben. Jeder Eintrag enthält das Veranlagungsjahr, das Abgabedatum und den Einreichungsstatus.

Schritt 4: Einzelne Steuererklärungen abrufen
Wählen Sie das Veranlagungsjahr aus, das Sie prüfen möchten. Sie können die vollständig eingereichte Steuererklärung einschließlich aller erklärten Einkünfte, Abzüge und Freibeträge einsehen. Das System ermöglicht es Ihnen, eine PDF-Kopie für Ihre Unterlagen herunterzuladen.

Schritt 5: Veranlagungshistorie prüfen
Rufen Sie „Veranlagungshistorie“ auf, um alle vom IRD ausgestellten Steuerbescheide einzusehen. Jede Veranlagung weist die veranlagten Einkünfte, die zu zahlende Steuer und den Zahlungsstatus aus. Sie können die amtlichen Steuerbescheide im PDF-Format herunterladen.

Schritt 6: Zahlungsnachweise prüfen
Rufen Sie „Zahlungshistorie“ auf, um alle geleisteten Steuerzahlungen einschließlich Datum, Betrag und Zahlungsart einzusehen. Dies ist besonders hilfreich, um Ihre Unterlagen abzugleichen und sicherzustellen, dass alle Zahlungen ordnungsgemäß gutgeschrieben wurden.

Für Unternehmensnutzer

Schritt 1: Das Business Tax Portal aufrufen
Unternehmensnutzer sollten sich mit ihrer Business Registration Number und den dafür vorgesehenen Benutzerzugangsdaten beim Business Tax Portal anmelden. Unternehmensadministratoren können die Zugriffsrechte mehrerer berechtigter Nutzer verwalten.

Schritt 2: Die betreffende Steuerart auswählen
Das Business Tax Portal deckt mehrere Steuerarten und Meldeverfahren ab, darunter die Gewinnsteuer, Arbeitgebermeldungen (IR56-Reihe) und die Immobiliensteuer. Wählen Sie die betreffende Kategorie aus, um auf die jeweilige Erklärungshistorie zuzugreifen.

Schritt 3: Die Erklärungshistorie des Unternehmens prüfen
Greifen Sie auf die vollständigen Aufzeichnungen aller eingereichten Gewinnsteuererklärungen zu, einschließlich Veranlagungsjahr, Bemessungszeitraum, erklärter Gewinne bzw. Verluste und Abgabedaten. Bei Unternehmen, die ihre Unterlagen im iXBRL-Format einreichen, speichert das System sowohl die eingereichten XBRL-Dateien als auch menschenlesbare Fassungen.

Schritt 4: Ergänzende Unterlagen abrufen
Wenn Ihr Unternehmen ergänzende Unterlagen hochgeladen hat, etwa Jahresabschlüsse, Steuerberechnungen oder Verrechnungspreisdokumentationen, bleiben diese über das Portal zugänglich. Rufen Sie die betreffende Einreichung auf und wählen Sie „Ergänzende Unterlagen anzeigen“.

Schritt 5: Auf Unterlagen zu Arbeitgebermeldungen zugreifen
Für Einreichungen der IR56-Reihe hält das Portal umfassende Aufzeichnungen aller eingereichten Arbeitgebermeldungen vor, einschließlich der Daten einzelner Arbeitnehmer, der meldepflichtigen Einkünfte und der Einreichungsbestätigungen.

Bewährte Verfahren zur Archivierung von eTAX-Unterlagen

Eine Strategie zur doppelten Speicherung umsetzen

Obwohl das eTAX-Portal einen hervorragenden Zugriff auf Ihre Erklärungshistorie bietet, erfordert eine umsichtige Verwaltung Ihrer Steuerangelegenheiten ein eigenes, unabhängiges Archiv. Laden Sie unmittelbar nach der Einreichung PDF-Kopien aller eingereichten Steuererklärungen, Steuerbescheide und Zahlungsbestätigungen herunter und speichern Sie diese an einem sicheren, durch Datensicherungen geschützten Speicherort. Dies schützt Sie bei möglichen Systemproblemen, Änderungen am Portal oder in Situationen, in denen Sie ohne Internetverbindung sofortigen Zugriff benötigen.

Unterlagen nach Veranlagungsjahr ordnen

Erstellen Sie eine systematische Ablagestruktur, die nach Veranlagungsjahr statt nach Kalenderjahr oder Einreichungsdatum gegliedert ist. Führen Sie für jedes Veranlagungsjahr einen vollständigen Ordner mit folgenden Unterlagen:

• Die ursprüngliche Steuererklärung (BIR60 für natürliche Personen, BIR51/52 für Unternehmen)
• Sämtliche Nachweise und Anlagen
• Den vom IRD erlassenen Steuerbescheid
• Zahlungsaufzeichnungen und Zahlungsbelege
• Sämtliche Korrespondenz mit dem IRD
• Änderungsanträge und geänderte Steuerbescheide
• Anträge auf Aussetzung der vorläufigen Steuer und die entsprechenden Entscheidungen

Nachweise gesondert aufbewahren

Das eTAX-Portal speichert Ihre eingereichten Steuererklärungen und Steuerbescheide, ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur Aufbewahrung der zugrunde liegenden Originalunterlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes gesondert archivieren:

• Kontoauszüge und Transaktionsaufzeichnungen
• Ausgangsrechnungen und Einkaufsbelege
• Ausgabenbelege und zugehörige Nachweise
• Arbeitsverträge und Lohn- und Gehaltsunterlagen
• Geprüfte Jahresabschlüsse
• Arbeitsblätter zur Steuerberechnung
• Verrechnungspreisdokumentation
• Spendenbescheinigungen für die Geltendmachung steuerlicher Abzüge

Versionskontrolle für geänderte Steuererklärungen einführen

Wenn Sie Änderungen zur vorläufigen Steuer einreichen oder eine Änderung von Steuerbescheiden beantragen, erstellt das eTAX-System neue Datensätze. Sorgen Sie in Ihrem eigenen Archiv für eine eindeutige Versionskontrolle, indem Sie jede Version datieren und protokollieren, was geändert wurde und warum. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Dokumentationskette, die die Entwicklung Ihrer steuerlichen Position und die Gründe für etwaige Anpassungen belegt.

Kalendererinnerungen für maßgebliche Aufbewahrungsfristen einrichten

Richten Sie ein System von Kalendererinnerungen ein, um zu verfolgen, wann die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen abläuft. Legen Sie beispielsweise für das Veranlagungsjahr 2024/25 (das am 31. März 2025 endet) eine Erinnerung für April 2032 fest – sieben Jahre nach Ende des Veranlagungsjahres. Zu diesem Zeitpunkt können Sie prüfen, ob die Unterlagen vernichtet werden können oder aus weiteren Gründen aufbewahrt werden sollten (etwa wegen weiterhin bestehender Verlustvorträge oder noch offener Prüfungsfragen).

Vorbereitung auf Steuerprüfungen: Ihr eTAX-Archiv effektiv nutzen

Prüfungsmitteilungen des IRD verstehen

Wenn das IRD einen Steuerpflichtigen für eine Steuerprüfung oder eine Untersuchung nach erfolgter Veranlagung auswählt, versendet es ein förmliches Mitteilungsschreiben, in dem die zu prüfenden Veranlagungsjahre und die erforderlichen Arten von Unterlagen angegeben werden. Das Schreiben setzt üblicherweise eine Frist (häufig 21 Tage) für die erste Stellungnahme und die Einreichung von Unterlagen.

Schnell reagieren mithilfe von eTAX-Unterlagen

Die Übersicht Ihrer bisherigen Einreichungen in eTAX ist bei einer Steuerprüfung von unschätzbarem Wert. Nutzen Sie das Portal, um schnell:

• Die eingereichten Unterlagen zu bestätigen: Laden Sie für die geprüften Jahre die Steuererklärungen genau in der ursprünglich eingereichten Fassung herunter
• Die festgesetzten Steuerbeträge zu überprüfen: Gleichen Sie die Aufzeichnungen des IRD mit Ihren eingereichten Steuererklärungen ab, um etwaige Abweichungen festzustellen
• Den Zahlungsverlauf zu prüfen: Weisen Sie die Erfüllung Ihrer Zahlungsverpflichtungen nach
• Muster zu erkennen: Vergleichen Sie die eingereichten Erklärungen mehrerer Jahre, um nachzuvollziehen, wie das IRD Veränderungen gegenüber dem jeweiligen Vorjahr möglicherweise beurteilt
• Eingereichte digitale Unterlagen aufzufinden: Greifen Sie auf sämtliche Dokumente zu, die Sie zuvor über das Portal als Nachweise zu Ihren Steuererklärungen hochgeladen haben

eTAX-Unterlagen durch Nachweise ergänzen

Während eTAX die eingereichten Steuererklärungen und Steuerbescheide bereitstellt, sind für eine umfassende Beantwortung einer Prüfungsanfrage die zugrunde liegenden Nachweise erforderlich. Stellen Sie für die Beantwortung der Prüfungsanfrage ein Unterlagenpaket zusammen, das Folgendes enthält:

1. Über eTAX abgerufene Steuererklärungen: Offizielle Kopien der eingereichten Steuererklärungen, die aus dem Portal heruntergeladen wurden
2. Geprüfte Jahresabschlüsse: Vollständige Jahresabschlüsse für die maßgeblichen Bemessungszeiträume
3. Anlagen zur Steuerberechnung: Detaillierte Überleitung vom bilanziellen Gewinn zum steuerpflichtigen Gewinn
4. Ergänzende Aufstellungen: Aufschlüsselungen von Einnahmen, Ausgaben, Abschreibungen und anderen wesentlichen Posten
5. Originalunterlagen: Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und Verträge gemäß den Anforderungen des IRD
6. Erläuternde Vermerke: Schriftliche Erläuterungen zu ungewöhnlichen Posten, einmaligen Transaktionen oder erheblichen Abweichungen

Typische Prüfungsschwerpunkte und dokumentarische Nachweise

Prüfungen des IRD konzentrieren sich in der Regel auf bestimmte Bereiche, in denen Unstimmigkeiten oder Risiken festgestellt wurden. Wenn Sie für diese typischen Prüfungsschwerpunkte geeignete Unterlagen bereithalten, kann dies den Prüfungsablauf erheblich beschleunigen:

Prüfungsschwerpunkt	Erforderliche Unterlagen	Unterstützung durch das eTAX-Portal
Umsatzrealisierung	Verkaufsverträge, Rechnungen, Liefernachweise, Bankeinzahlungen	Eingereichte Steuererklärungen mit den erklärten Umsätzen je Jahr
Abzugsfähige Ausgaben	Eingangsrechnungen, Zahlungsbelege, Auslagenabrechnungen, Nachweise über den betrieblichen Zweck	Mit den Steuererklärungen eingereichte Ausgabenaufstellungen
Steuerliche Abschreibungen	Anlagenverzeichnisse, Einkaufsrechnungen, Nachweise über Anlagenabgänge	Abschreibungsaufstellungen aus eingereichten Steuerberechnungen
Transaktionen mit nahestehenden Personen und Unternehmen	Konzerninterne Vereinbarungen, Verrechnungspreisdokumentation, zeitnah erstellte Aufzeichnungen	Angaben zu nahestehenden Personen und Unternehmen in eingereichten Steuererklärungen
Geltendmachung der Steuerfreistellung von Offshore-Gewinnen	Nachweise über Geschäftstätigkeiten außerhalb Hongkongs, Orte der Vertragsabschlüsse und Orte der Gewinnentstehung	Eingereichte Anträge auf Steuerfreistellung von Offshore-Gewinnen und zugehörige Sachverhaltsdarstellungen
Verlustvorträge	Steuerberechnungen früherer Jahre, Verlustvermerke, Fortschreibungsübersichten	Verlustaufstellungen und Übersicht über die bisherige Verlustnutzung aus dem Portal

Besonderheiten für verschiedene Arten von Steuerpflichtigen

Natürliche Personen und Einzelunternehmer

Natürliche Personen, die eTAX nutzen, sollten besonders auf die Archivierung von Unterlagen achten, die gängige Abzüge und Freibeträge belegen:

• Ehegattenfreibetrag: Heiratsurkunden und Einkommensnachweise des Ehepartners
• Kinderfreibeträge: Geburtsurkunden und Nachweise über eine Vollzeitausbildung für Kinder über 18 Jahre
• Freibeträge für unterhaltsberechtigte Eltern: Nachweise über den Wohnsitz und die finanzielle Unterstützung
• Abzug von Wohnungsdarlehenszinsen: Darlehensverträge, Zinsbescheinigungen der Darlehensgeber und Eigentumsnachweise für die Immobilie
• MPF-/ORSO-Beiträge: Beitragsbescheinigungen (inzwischen häufig über eTAX vorausgefüllt)
• Spenden für gemeinnützige Zwecke: Offizielle Spendenquittungen anerkannter gemeinnütziger Einrichtungen

Einzelunternehmer müssen zusätzlich vollständige Geschäftsunterlagen führen, die den Anforderungen von Section 51C entsprechen, einschließlich sämtlicher Belege über Einnahmen und Ausgaben aus ihrer Geschäftstätigkeit.

Steuerpflichtige Kapitalgesellschaften und Einreichung im iXBRL-Format

Kapitalgesellschaften, die ihre Gewinnsteuererklärungen über eTAX im iXBRL-Format einreichen, sollten folgende Unterlagen aufbewahren:

• Die von der Buchhaltungssoftware erzeugten iXBRL-Originaldateien
• PDF-Versionen der eingereichten Erklärungen als menschenlesbare Referenz
• Die zugrunde liegenden Abschlüsse und Arbeitspapiere zur Steuerberechnung
• Berichte des Abschlussprüfers und Vollständigkeitserklärungen der Geschäftsleitung
• Dokumentation der Rechnungslegungsmethoden und etwaiger Änderungen der Rechnungslegungsstandards

Das Business Tax Portal speichert die eingereichten iXBRL-Dateien. Unternehmen sollten jedoch eigene Kopien zusammen mit den zugrunde liegenden Buchhaltungsdaten archivieren, um etwaige spätere Rückfragen oder Änderungen zu erleichtern.

Arbeitgeber und Meldungen der IR56-Reihe

Arbeitgeber, die IR56-Meldungen über eTAX einreichen, müssen umfassende Beschäftigungsunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren:

• Arbeitsverträge und Beschäftigungsbedingungen
• Lohn- und Gehaltsregister sowie Zahlungsnachweise
• Aufzeichnungen über Sachbezüge und Zulagen
• Nachweise über MPF-Beiträge
• Unterlagen zu Zahlungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zur Berechnung von Abfindungen
• Nachweise für geltend gemachte Steuerbefreiungen (z. B. für vorübergehend in Hongkong tätige Arbeitnehmer nach der 60-Tage-Regelung)

Das erweiterte Tool zur elektronischen Einreichung von IR56-Meldungen ermöglicht nun das Hochladen von bis zu 5,000 Arbeitnehmerdatensätzen pro Einreichung. Daher ist es entscheidend, eine präzise Zuordnung zwischen Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem und der eTAX-Einreichung sicherzustellen, um den späteren Abruf und Abgleich zu erleichtern.

Technologische Lösungen für eine verbesserte Unterlagenverwaltung

Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme

Moderne cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme lassen sich gut in die Arbeitsabläufe zur Einreichung über eTAX integrieren. Erwägen Sie die Einführung eines Systems, das:

• Heruntergeladene eTAX-Dokumente automatisch in vordefinierten Ordnerstrukturen speichert
• Eine Versionskontrolle für geänderte Erklärungen und Steuerbescheide gewährleistet
• Einen sicheren, verschlüsselten Speicher mit redundanten Sicherungskopien bereitstellt
• Einen rollenbasierten Zugriff für Steuerteams oder externe Berater ermöglicht
• Eine optische Zeichenerkennung (OCR) für durchsuchbare PDF-Archive umfasst
• Sich in Buchhaltungssysteme integriert, um zugrunde liegende Geschäftsvorfälle mit eingereichten Erklärungen zu verknüpfen

Automatisierte Archivierungsabläufe

Für Unternehmen mit komplexen steuerlichen Pflichten können automatisierte Arbeitsabläufe eine einheitliche Archivierungspraxis gewährleisten:

• Archivierung unmittelbar nach der Einreichung: Konfigurieren Sie die Systeme so, dass Bestätigungs-E-Mails und Einreichungsbelege automatisch gespeichert werden
• Planmäßiger Abruf von Steuerbescheiden: Richten Sie monatliche Downloads neuer, vom IRD erlassener Steuerbescheide ein
• Kennzeichnung mit Metadaten: Versehen Sie Dokumente automatisch mit Angaben zum Veranlagungsjahr, zur Steuerart, zum Rechtsträger und zum Einreichungsstatus
• Durchsetzung der Aufbewahrungsrichtlinie: Konfigurieren Sie automatisierte Aufbewahrungsregeln, die Unterlagen kennzeichnen, bei denen die Siebenjahresfrist bald erreicht ist
• Protokollierung von Prüfpfaden: Führen Sie vollständige Protokolle darüber, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat

Integration mit Buchhaltungssoftware

Führende Buchhaltungssoftwarepakete bieten inzwischen eine direkte Integration mit dem eTAX-System Hongkongs oder Exportformate, die mit den Anforderungen an die Einreichung im iXBRL-Format kompatibel sind. Die umfassende Nutzung dieser Integrationen gewährleistet:

• Einen nahtlosen Datenfluss von den zugrunde liegenden Buchhaltungsunterlagen bis zu den eingereichten Steuererklärungen
• Weniger manuelle Dateneingaben und damit verbundene Fehler
• Die automatische Erstellung von Steuerberechnungsaufstellungen in anforderungskonformen Formaten
• Die Verknüpfung eingereichter Erklärungen mit den zugrunde liegenden Rechnungslegungsperioden für einen einfachen Abruf
• Die gemeinsame Archivierung von Buchhaltungsunterlagen und eingereichten Steuererklärungen

Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

Fehler 1: Sich ausschließlich auf das eTAX-Portal verlassen

Das Risiko: Die Annahme, dass Sie kein eigenes umfassendes Archiv benötigen, weil das IRD Unterlagen im eTAX-Portal speichert.
Die Lösung: Bewahren Sie unabhängige Kopien aller eingereichten Erklärungen, Steuerbescheide und zugehörigen Nachweise auf. Das eTAX-Portal ist ein hervorragendes Zugangsinstrument, sollte Ihr eigenes System zur Unterlagenverwaltung jedoch ergänzen und nicht ersetzen.

Fehler 2: Unzureichende Nachweisunterlagen

Das Risiko: Die Einreichung von Erklärungen über eTAX, ohne die zugrunde liegenden Originalbelege aufzubewahren, welche die erklärten Beträge belegen.
Die Lösung: Führen Sie eine strenge Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ein, die sämtliche Originalbelege bereits bei Entstehung der Geschäftsvorfälle erfasst und nicht erst bei Einreichung der Steuererklärung. Verknüpfen Sie die Nachweise mit der jeweiligen Steuererklärung, damit sie bei Prüfungen leicht abgerufen werden können.

Fehler 3: Steuerbescheide nicht zeitnah herunterladen

Das Risiko: Den Erlass von Steuerbescheiden zu übersehen oder diese nicht herunterzuladen und zu archivieren, sobald sie erstmals verfügbar sind.
Die Lösung: Aktivieren Sie elektronische Benachrichtigungen im eTAX-Portal, damit Sie informiert werden, wenn neue Steuerbescheide erlassen werden. Laden Sie Steuerbescheide umgehend herunter und archivieren Sie diese, da sie wesentliche Informationen zu Zahlungs- und Einspruchsfristen enthalten.

Fehler 4: Uneinheitliche Erklärungspraxis über die Jahre hinweg

Das Risiko: Die Einordnung von Einnahmen oder Ausgaben von Jahr zu Jahr zu ändern und dadurch Unstimmigkeiten zu verursachen, die Rückfragen im Rahmen einer Prüfung auslösen können.
Die Lösung: Nutzen Sie die Funktionen des eTAX-Portals für vorausgefüllte Abzüge, um Einheitlichkeit zu gewährleisten. Prüfen Sie die Vorjahreserklärungen, bevor Sie die Erklärungen für das laufende Jahr einreichen, um eine vergleichbare Behandlung ähnlicher Posten sicherzustellen.

Fehler 5: Vorzeitige Vernichtung von Unterlagen

Das Risiko: Unterlagen nach sieben Jahren zu vernichten, obwohl zwingende Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen (etwa noch nicht genutzte Verlustvorträge oder laufende Erörterungen im Rahmen einer Prüfung).
Die Lösung: Führen Sie vor der Vernichtung jeglicher Steuerunterlagen ein Überprüfungsverfahren durch. Prüfen Sie vor der Freigabe zur Vernichtung, ob laufende Angelegenheiten, noch nicht genutzte Verluste oder noch offene Veranlagungsjahre vorliegen.

Aktuelle Entwicklungen und Ausblick

Das Veranlagungsjahr 2024/25

Für das Veranlagungsjahr 2024/25 (1. April 2024 bis 31. März 2025) versandte das IRD am 2. Mai 2025 rund 2,66 Millionen Steuererklärungen für natürliche Personen. Die allgemeine Abgabefrist endete am 2. Juni 2025; bei elektronischer Einreichung wurde automatisch eine einmonatige Fristverlängerung bis zum 2. Juli 2025 gewährt. Einzelunternehmer erhielten zusätzlich Zeit: Ihre Frist für die elektronische Einreichung wurde bis zum 2. September 2025 verlängert.

Erweiterte Dienste zur elektronischen Einreichung von Gewinnsteuererklärungen

Ab dem 1. April 2025 stellte das IRD neue Versionen und erweiterte Funktionen seiner Dienste zur elektronischen Einreichung von Gewinnsteuererklärungen bereit. Das IRD Taxonomy Package und die IRD iXBRL Data Preparation Tools ermöglichen es nun allen Kapitalgesellschaften und Unternehmen, ihre Gewinnsteuererklärungen für die Veranlagungsjahre 2022/23 bis 2024/25 zusammen mit den dazugehörigen Unterlagen auf freiwilliger Basis elektronisch über eTAX einzureichen. Dies stellt eine erhebliche Erweiterung der Möglichkeiten zur elektronischen Einreichung und der damit verbundenen Anforderungen an die Archivierung von Unterlagen dar.

Steuerverwaltung mit Vorrang für mobile Anwendungen

Die Einführung der mobilen App „eTAX“ im Juli 2025 verdeutlicht das Engagement des IRD für eine vorrangig auf mobile Anwendungen ausgerichtete Steuerverwaltung. Die App bietet über Smartphones und Tablets uneingeschränkten Zugriff auf bisherige Einreichungen, Veranlagungsunterlagen und Zahlungsfunktionen. Dieser mobile Zugang erleichtert es Steuerpflichtigen, archivierte Unterlagen jederzeit und überall bei Bedarf abzurufen, und unterstützt damit eine bessere Erfüllung steuerlicher Pflichten sowie schnellere Reaktionen auf Anfragen im Rahmen von Steuerprüfungen.

Ausblick: Standards für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen

Da Hongkong die Digitalisierung seiner Steuerverwaltung weiter vorantreibt, sollten sich Steuerpflichtige auf Folgendes einstellen:

• Ausgeweitete Datenanalysen: Der zunehmende Einsatz von Datenanalysen durch das IRD zur Auswahl von Prüfungsfällen und zur Ermittlung von Risiken hinsichtlich der Einhaltung steuerlicher Pflichten
• Anforderungen an die Echtzeitberichterstattung: Mögliche künftige Schritte hin zu häufigeren Meldungen oder einem Datenaustausch in Echtzeit
• Verbesserte Überprüfungsverfahren: Stärkere Einbindung von Datenquellen Dritter zur Überprüfung der erklärten Einkünfte
• Standardisierte digitale Formate: Mögliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen in bestimmten digitalen Formaten, die mit den Systemen des IRD kompatibel sind
• API-basierte Integrationen: Entwicklung von APIs, die eine direkte Integration zwischen den Systemen der Steuerpflichtigen und eTAX ermöglichen