Comment archiver et retrouver les déclarations eTAX antérieures à des fins de conformité et de contrôle fiscal à Hong Kong

Dans un environnement d’administration fiscale de plus en plus numérique à Hong Kong, l’archivage adéquat et la récupération des déclarations fiscales électroniques sont devenus une exigence de conformité essentielle, tant pour les particuliers que pour les entreprises. Avec le lancement de portails eTAX améliorés par l’Inland Revenue Department (IRD) en juillet 2025, les contribuables disposent désormais d’outils plus perfectionnés pour gérer l’historique de leurs déclarations tout en respectant des obligations légales strictes. Ce guide complet explique comment archiver, retrouver et gérer efficacement vos documents eTAX afin de garantir une pleine conformité avec la législation fiscale de Hong Kong et de vous préparer à d’éventuels contrôles fiscaux.

Comprendre les obligations de conservation des documents à Hong Kong

Section 51C de l’Inland Revenue Ordinance : le fondement juridique

La Section 51C de l’Inland Revenue Ordinance définit les exigences fondamentales en matière de tenue des documents professionnels à Hong Kong. En vertu de cette disposition, toute personne exerçant une activité commerciale, une profession ou une activité d’entreprise à Hong Kong doit conserver des documents professionnels suffisants, en anglais ou en chinois, pour permettre de déterminer avec exactitude ses bénéfices imposables. Ces documents doivent être conservés pendant une durée d’au moins sept ans à compter de la date des opérations auxquelles ils se rapportent.

L’obligation de conservation pendant sept ans n’est pas une simple recommandation, mais une obligation légale dont le non-respect entraîne des conséquences importantes. Le manquement, sans motif raisonnable, à l’obligation de tenir des documents adéquats peut être sanctionné par une amende maximale de HK$100,000. Cette sanction s’applique aussi bien aux sociétés constituées à Hong Kong qu’aux sociétés étrangères exerçant une activité sur le territoire de Hong Kong.

Quels documents doivent être conservés ?

Les exigences exhaustives de l’IRD en matière de conservation des documents vont au-delà des seules déclarations fiscales et couvrent un ensemble complet de pièces financières :

• Comptes de résultat présentant les produits, les charges et la rentabilité de l’entreprise
• Tableaux des flux de trésorerie présentant les encaissements et les décaissements
• Documents relatifs aux actifs et aux passifs, y compris les bilans
• Relevés quotidiens des opérations portant sur toutes les sommes reçues et dépensées
• Documents relatifs aux ventes et aux achats, accompagnés des pièces justificatives et des reçus correspondants
• Documents relatifs aux prestations de services attestant les activités de l’entreprise
• Déclarations fiscales et documents d’imposition transmis via eTAX ou déposés sur papier
• Pièces justificatives à l’appui des déductions, abattements et demandes d’avantages fiscaux

Les entreprises effectuant des opérations sur des marchandises doivent conserver des informations supplémentaires, notamment la description des marchandises, les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, les quantités et les valeurs.

Points particuliers concernant le report des pertes

Une exception importante à la règle ordinaire des sept ans s’applique lorsque les entreprises ont reporté des pertes. Les contribuables doivent conserver les documents professionnels des années d’imposition concernées jusqu’à l’expiration d’un délai de sept ans suivant la fin de l’année au cours de laquelle les pertes ont été intégralement imputées. Cela signifie qu’en pratique, la conservation des documents peut s’étendre bien au-delà de sept ans, selon le moment où les pertes sont finalement imputées sur les bénéfices futurs.

Pouvoirs de reprise de l’IRD et calendrier des contrôles fiscaux

Comprendre les délais de reprise

L’IRD applique une approche consistant à « établir l’imposition d’abord, contrôler ensuite », ce qui signifie qu’un avis d’imposition ou un relevé de pertes est généralement émis après le traitement initial de la déclaration fiscale. Toutefois, l’administration conserve le pouvoir de mener ultérieurement des enquêtes après imposition ou des contrôles sur place, soit sur la base de domaines de risque identifiés, soit au moyen de procédures de sélection aléatoire informatisée.

Les délais dans lesquels l’IRD peut établir des impositions supplémentaires sont essentiels pour comprendre vos obligations de conservation des documents :

Situation	Délai d’établissement d’une imposition supplémentaire	Conséquence pour la conservation des documents
Reprise ordinaire	6 ans à compter de la fin de l’année d’imposition concernée	Les documents doivent être conservés pendant au moins 7 ans afin de couvrir une durée supérieure au délai de reprise
Fraude ou soustraction délibérée à l’impôt	10 ans à compter de la fin de l’année d’imposition concernée	Une conservation de 7 ans reste légalement suffisante, mais une durée de 10 ans ou plus est recommandée
Révision d’un relevé de pertes	Aucun délai ne s’applique	Conserver les documents jusqu’à l’utilisation intégrale des pertes, puis pendant 7 ans supplémentaires

Sélection des contribuables contrôlés et facteurs de risque

Bien qu’il n’existe pas de cycle de contrôle fiscal déterminé à Hong Kong, l’IRD sélectionne les contribuables à contrôler selon certains critères et indicateurs de risque. Comprendre ces facteurs peut vous aider à conserver une documentation appropriée :

• Variations importantes d’une année sur l’autre des revenus ou des charges déclarés
• Écarts par rapport aux références sectorielles lorsque vos marges diffèrent sensiblement des normes du secteur
• Déductions importantes ou inhabituelles pouvant justifier un examen approfondi
• Opérations transfrontalières nécessitant une documentation sur les prix de transfert
• Sélections aléatoires informatisées concernant chaque année un pourcentage de contribuables
• Informations provenant de tiers laissant supposer des revenus non déclarés ou des charges surévaluées

Le nouveau système de portails eTAX : lancement en juillet 2025

Trois portails intégrés pour une gestion fiscale complète

En juillet 2025, l’Inland Revenue Department a lancé une infrastructure eTAX considérablement améliorée, composée de trois portails spécialisés conçus pour différents groupes d’utilisateurs :

1. Individual Tax Portal (ITP)
L’Individual Tax Portal offre aux contribuables particuliers une plateforme centralisée pour gérer leurs affaires fiscales personnelles. Ses principales fonctionnalités comprennent le dépôt des déclarations fiscales, la mise à jour des renseignements personnels, la consultation de la situation fiscale, l’accès aux données historiques des déclarations et la gestion des relevés de paiement. Le portail est entièrement accessible sur les appareils mobiles grâce à l’application dédiée « eTAX », permettant aux contribuables de gérer leurs obligations en déplacement.

2. Business Tax Portal (BTP)
Spécialement conçu pour les entreprises, le Business Tax Portal permet de gérer électroniquement les affaires fiscales et les obligations de conformité des entreprises. Il couvre notamment le dépôt des déclarations d’impôt sur les bénéfices, l’immatriculation des entreprises, le dépôt des déclarations des employeurs ainsi qu’un accès complet à l’historique des déclarations et aux documents d’imposition des entreprises.

3. Tax Representative Portal (TRP)
Le Tax Representative Portal s’adresse aux prestataires de services fiscaux, notamment aux représentants fiscaux, aux secrétaires de société et aux autres prestataires de services fiscaux. Ce portail permet aux professionnels de gérer efficacement plusieurs comptes clients tout en conservant un accès sécurisé à l’historique des déclarations et à la documentation de leurs clients.

Migration des utilisateurs existants et des données

L’IRD a transféré de manière transparente les profils des utilisateurs eTAX existants vers le nouveau portail approprié. Les particuliers précédemment inscrits dans l’ancien système eTAX peuvent se connecter à l’Individual Tax Portal avec leurs identifiants existants. Toutes les données historiques des déclarations, les documents d’imposition et les historiques de paiement ont été conservés et restent accessibles via la nouvelle interface.

Fonctionnalités améliorées pour la gestion des documents

La mise à niveau des portails en 2025 a introduit plusieurs améliorations importantes pour l’archivage et la récupération des documents fiscaux :

• Conception adaptative : l’interface s’adapte automatiquement aux ordinateurs, tablettes et appareils mobiles, offrant un accès homogène aux documents sur toutes les plateformes
• Données de déduction préremplies : les contribuables peuvent préenregistrer les détails de leurs déductions (dons caritatifs, cotisations MPF), qui sont automatiquement repris dans les déclarations futures, créant ainsi un relevé permanent des déductions récurrentes
• Téléversement de documents amélioré : lors d’une demande de modification de l’impôt provisionnel ou des impositions, les utilisateurs peuvent désormais téléverser directement via eTAX jusqu’à 5 pièces justificatives, pour une taille totale de fichiers pouvant atteindre 200MB
• Capacité accrue de télédéclaration IR56 : l’outil est passé de 800 à 2,000 enregistrements par fichier, et les employeurs peuvent téléverser jusqu’à 5,000 enregistrements en un seul envoi
• Accès aux documents 24/7 : les utilisateurs peuvent accéder à l’intégralité de leur historique de déclarations, de leurs impositions et de leurs relevés de paiement à tout moment et depuis n’importe quel endroit
• Alertes électroniques en temps réel : notifications automatiques concernant les échéances déclaratives, l’émission des avis d’imposition et les dates limites de paiement

Guide étape par étape : accéder aux déclarations eTAX antérieures et les récupérer

Pour les contribuables particuliers

Étape 1 : se connecter à l’Individual Tax Portal
Accédez à l’Individual Tax Portal via la passerelle eTAX de GovHK (www.gov.hk/etax) ou téléchargez l’application mobile « eTAX ». Connectez-vous avec votre numéro de carte d’identité de Hong Kong et votre mot de passe, ou authentifiez-vous via « iAM Smart » pour une sécurité renforcée.

Étape 2 : accéder à votre situation fiscale
Une fois connecté, sélectionnez « Consulter la situation fiscale » dans le menu principal. Vous obtiendrez une vue d’ensemble de votre situation fiscale actuelle, notamment les déclarations restant à déposer, les impositions récentes et les obligations de paiement.

Étape 3 : accéder à l’historique des déclarations
Cliquez sur « Historique des déclarations » ou « Déclarations antérieures » pour consulter une liste chronologique de toutes les déclarations fiscales que vous avez déposées via eTAX. Chaque entrée indique l’année d’imposition, la date de dépôt et le statut de transmission.

Étape 4 : récupérer des déclarations précises
Sélectionnez l’année d’imposition que vous souhaitez examiner. Vous pouvez consulter l’intégralité de la déclaration déposée, y compris tous les revenus, déductions et abattements déclarés. Le système vous permet d’en télécharger une copie PDF pour vos archives.

Étape 5 : consulter l’historique des impositions
Accédez à « Historique des impositions » pour consulter tous les avis d’imposition émis par l’IRD. Chaque imposition indique les revenus retenus pour l’imposition, l’impôt à payer et le statut du paiement. Vous pouvez télécharger les avis d’imposition officiels au format PDF.

Étape 6 : vérifier les relevés de paiement
Accédez à « Historique des paiements » pour consulter tous les paiements d’impôts effectués, notamment les dates, les montants et les modes de paiement. Cette fonction est particulièrement utile pour rapprocher vos documents et confirmer que tous les paiements ont été correctement portés au crédit de votre compte.

Pour les utilisateurs professionnels

Étape 1 : accéder au Business Tax Portal
Les utilisateurs professionnels doivent se connecter au Business Tax Portal avec leur numéro d’immatriculation d’entreprise et les identifiants utilisateur qui leur ont été attribués. Les administrateurs de l’entreprise peuvent gérer les accès de plusieurs utilisateurs autorisés.

Étape 2 : sélectionner la catégorie fiscale concernée
Le Business Tax Portal gère plusieurs catégories fiscales, notamment l’impôt sur les bénéfices, les déclarations des employeurs (série IR56) et l’impôt foncier. Sélectionnez la catégorie concernée pour accéder aux historiques de déclarations correspondants.

Étape 3 : consulter l’historique des déclarations de l’entreprise
Accédez aux relevés complets de toutes les déclarations d’impôt sur les bénéfices déposées, notamment l’année d’imposition, la période de référence, les bénéfices ou pertes déclarés et les dates de dépôt. Pour les entreprises utilisant le format de dépôt iXBRL, le système conserve à la fois les fichiers XBRL transmis et les versions lisibles par l’utilisateur.

Étape 4 : récupérer les pièces justificatives
Si votre entreprise a téléversé des pièces justificatives (états financiers, calculs fiscaux, documentation sur les prix de transfert), celles-ci restent accessibles via le portail. Accédez à la déclaration concernée et sélectionnez « Consulter les pièces justificatives ».

Étape 5 : accéder aux documents relatifs aux déclarations des employeurs
Pour les dépôts de la série IR56, le portail conserve des relevés complets de toutes les déclarations des employeurs déposées, notamment les données individuelles des salariés, les revenus à déclarer et les confirmations de dépôt.

Bonnes pratiques pour l’archivage des documents eTAX

Mettre en place une stratégie de double stockage

Bien que le portail eTAX offre un excellent accès à l’historique de vos déclarations, une gestion fiscale prudente exige la tenue de vos propres archives indépendantes. Téléchargez des copies PDF de toutes les déclarations déposées, de tous les avis d’imposition et de toutes les confirmations de paiement immédiatement après leur transmission, puis stockez-les dans un emplacement sécurisé faisant l’objet de sauvegardes. Vous serez ainsi protégé contre d’éventuels problèmes du système, des modifications du portail ou des situations dans lesquelles vous avez besoin d’un accès immédiat sans connexion Internet.

Classer les documents par année d’imposition

Créez une structure de classement méthodique organisée par année d’imposition plutôt que par année civile ou date de dépôt. Pour chaque année d’imposition, conservez un dossier complet contenant :

• La déclaration fiscale initiale (BIR60 pour les particuliers, BIR51/52 pour les entreprises)
• Toutes les pièces justificatives et annexes
• L’avis d’imposition émis par l’IRD
• Les relevés de paiement et les reçus
• Toute correspondance avec l’IRD
• Les demandes de modification et les impositions révisées
• Les demandes de report de paiement et les décisions correspondantes

Conserver séparément les pièces justificatives

Le portail eTAX conserve vos déclarations déposées et vos documents d’imposition, mais il ne remplace pas l’obligation de conserver les pièces sources sous-jacentes. Veillez à archiver séparément :

• Les relevés bancaires et les relevés des opérations
• Les factures de vente et les reçus d’achat
• Les justificatifs de dépenses et les pièces à l’appui
• Les contrats de travail et les documents de paie
• Les états financiers audités
• Les feuilles de calcul fiscal
• La documentation sur les prix de transfert
• Les reçus de dons caritatifs à l’appui des demandes de déduction

Mettre en place une gestion des versions des déclarations modifiées

Lorsque vous soumettez des modifications concernant l’impôt provisionnel ou demandez la révision d’impositions, le système eTAX crée de nouveaux enregistrements. Assurez une gestion claire des versions dans vos propres archives en datant chaque version et en tenant un registre des modifications apportées et de leurs motifs. Vous créez ainsi une piste d’audit qui retrace l’évolution de votre situation fiscale et les raisons de chaque ajustement.

Programmer des rappels pour les échéances de conservation des documents

Créez un système de rappels dans votre calendrier pour suivre la date à laquelle les documents atteignent la fin de leur durée obligatoire de conservation. Par exemple, pour l’année d’imposition 2024/25 (se terminant le 31 mars 2025), programmez un rappel en avril 2032, soit sept ans après la clôture de l’année. Vous pourrez alors examiner si les documents peuvent être détruits ou s’ils doivent être conservés pour d’autres raisons, telles qu’un report de pertes toujours en cours ou des questions de contrôle fiscal non résolues.

Se préparer aux contrôles fiscaux : utiliser efficacement vos archives eTAX

Comprendre les notifications de contrôle de l’IRD

Lorsque l’IRD sélectionne un contribuable pour un contrôle fiscal ou une enquête après imposition, il émet une lettre de notification officielle précisant les années d’imposition examinées et les catégories de documents demandés. La lettre fixe généralement un délai, souvent de 21 jours, pour la réponse initiale et la transmission des documents.

Répondre rapidement grâce aux documents eTAX

L’historique de vos déclarations eTAX devient précieux lors d’un contrôle fiscal. Utilisez le portail pour effectuer rapidement les opérations suivantes :

• Confirmer le contenu déposé : télécharger les déclarations exactes telles qu’elles ont été déposées pour les années contrôlées
• Vérifier les montants des impositions : rapprocher les données de l’IRD de vos déclarations déposées afin de repérer d’éventuels écarts
• Examiner l’historique des paiements : démontrer le respect des obligations de paiement
• Repérer les tendances : comparer les déclarations de plusieurs années pour comprendre comment l’IRD pourrait interpréter les variations d’une année sur l’autre
• Retrouver les documents transmis électroniquement : accéder aux documents précédemment téléversés via le portail à l’appui de vos déclarations

Compléter les documents eTAX par des pièces justificatives

Si eTAX fournit les déclarations déposées et les documents d’imposition, une réponse complète à un contrôle fiscal nécessite les pièces justificatives sous-jacentes. Préparez un dossier de réponse au contrôle comprenant :

1. Déclarations récupérées sur eTAX : copies officielles des déclarations déposées, téléchargées depuis le portail
2. États financiers audités : états financiers complets pour les périodes de référence concernées
3. Tableaux de calcul fiscal : rapprochement détaillé entre les bénéfices comptables et les bénéfices imposables
4. Tableaux justificatifs : ventilation des produits, des charges, des amortissements et des autres postes significatifs
5. Pièces sources : relevés bancaires, factures, reçus et contrats demandés par l’IRD
6. Notes explicatives : explications écrites relatives aux éléments inhabituels, aux opérations ponctuelles ou aux variations importantes

Points fréquemment examinés lors des contrôles et preuves documentaires

Les contrôles de l’IRD portent généralement sur des domaines précis dans lesquels des écarts ou des risques ont été identifiés. Disposer à l’avance d’une documentation appropriée pour ces points fréquemment examinés peut considérablement accélérer le déroulement du contrôle :

Point examiné lors du contrôle	Documentation requise	Apport du portail eTAX
Comptabilisation des produits	Contrats de vente, factures, documents de livraison, versements bancaires	Déclarations déposées indiquant le chiffre d’affaires déclaré par année
Charges déductibles	Factures d’achat, justificatifs de paiement, notes de frais, documentation attestant la finalité professionnelle	Tableaux des charges transmis avec les déclarations
Déductions fiscales pour amortissement	Registres des immobilisations, factures d’achat, documents relatifs aux cessions	Tableaux d’amortissement figurant dans les calculs fiscaux déposés
Opérations entre parties liées	Conventions intragroupe, documentation sur les prix de transfert, documents établis au moment des opérations	Informations relatives aux parties liées figurant dans les déclarations déposées
Demandes d’exonération au titre de bénéfices de source extraterritoriale	Preuves des activités exercées hors de Hong Kong, lieux de conclusion des contrats, lieux où les bénéfices ont été générés	Demandes d’exonération au titre de bénéfices de source extraterritoriale et exposés justificatifs
Pertes reportées	Calculs fiscaux historiques, relevés de pertes, tableaux de suivi des reports	Relevés de pertes et historique de leur utilisation disponibles sur le portail

Points particuliers selon les catégories de contribuables

Contribuables particuliers et entrepreneurs individuels

Les contribuables particuliers utilisant eTAX doivent accorder une attention particulière à l’archivage des documents justifiant les déductions et abattements courants :

• Abattement pour personne mariée : actes de mariage et documents relatifs aux revenus du conjoint
• Abattements pour enfants : actes de naissance et justificatifs de scolarité à temps plein pour les enfants de plus de 18 ans
• Abattements pour parents à charge : justificatifs de résidence et de soutien financier
• Déduction des intérêts d’emprunt immobilier : contrats de prêt, attestations d’intérêts délivrées par les prêteurs, titres de propriété immobilière
• Cotisations MPF/ORSO : relevés de cotisations, désormais souvent préremplis via eTAX
• Dons caritatifs : reçus officiels de dons délivrés par des organismes caritatifs agréés

Les entrepreneurs individuels doivent en outre conserver des documents professionnels complets répondant aux exigences de la Section 51C, y compris toutes les pièces relatives aux recettes et aux dépenses de leurs activités professionnelles.

Sociétés contribuables et dépôt au format iXBRL

Les sociétés déposant leurs déclarations d’impôt sur les bénéfices via eTAX au format iXBRL doivent conserver :

• Les fichiers iXBRL originaux tels qu’ils ont été générés par le logiciel comptable
• Les versions PDF des déclarations déposées, pour disposer d’une référence lisible par l’utilisateur
• Les états financiers sous-jacents et les feuilles de travail servant aux calculs fiscaux
• Les rapports des auditeurs et les lettres d’affirmation de la direction
• La documentation relative aux méthodes comptables et à toute modification des normes comptables

Le Business Tax Portal conserve les fichiers iXBRL transmis, mais les entreprises doivent archiver leurs propres copies avec les données comptables sources afin de faciliter toute demande d’information ou modification ultérieure.

Employeurs et déclarations de la série IR56

Les employeurs déposant des déclarations IR56 via eTAX doivent conserver des documents complets relatifs à l’emploi pendant sept ans :

• Contrats de travail et conditions d’emploi
• Livres de paie et relevés de paiement
• Documents relatifs aux avantages en nature et aux indemnités
• Relevés des cotisations MPF
• Documentation relative aux paiements de fin de contrat et aux calculs des indemnités de licenciement
• Documents justifiant toute exonération demandée, par exemple pour les salariés en visite relevant de la règle des 60 jours

L’outil amélioré de télédéclaration IR56 permet désormais de téléverser jusqu’à 5,000 enregistrements de salariés par envoi. Il est donc essentiel de maintenir une correspondance exacte entre votre système de paie et les données transmises à eTAX afin de faciliter leur récupération et leur rapprochement ultérieurs.

Solutions technologiques pour améliorer la gestion des documents

Systèmes de gestion documentaire dans le cloud

Les systèmes modernes de gestion documentaire dans le cloud s’intègrent bien aux processus de dépôt eTAX. Envisagez de mettre en place un système qui :

• Stocke automatiquement les documents eTAX téléchargés dans des structures de dossiers prédéfinies
• Assure la gestion des versions des déclarations et des impositions modifiées
• Offre un stockage sécurisé et chiffré avec des sauvegardes redondantes
• Permet un contrôle d’accès fondé sur les rôles pour les équipes fiscales ou les conseillers externes
• Intègre la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour permettre les recherches dans les archives PDF
• S’intègre aux systèmes comptables afin de relier les opérations sources aux déclarations déposées

Processus d’archivage automatisés

Pour les entreprises soumises à des obligations fiscales complexes, des processus automatisés peuvent garantir des pratiques d’archivage homogènes :

• Archivage immédiat après transmission : configurer les systèmes pour enregistrer automatiquement les courriels de confirmation et les accusés de réception des dépôts
• Récupération programmée des avis d’imposition : mettre en place des téléchargements mensuels des nouveaux avis d’imposition émis par l’IRD
• Étiquetage par métadonnées : attribuer automatiquement aux documents des étiquettes indiquant l’année d’imposition, la catégorie fiscale, l’entité et le statut du dépôt
• Application de la politique de conservation : configurer des règles de conservation automatisées signalant les documents approchant l’échéance des sept ans
• Journalisation de la piste d’audit : conserver des journaux complets indiquant qui a accédé à quels documents et à quel moment

Intégration aux logiciels comptables

Les principaux logiciels comptables proposent désormais une intégration directe avec le système eTAX de Hong Kong ou des formats d’exportation compatibles avec les exigences de dépôt iXBRL. Tirer pleinement parti de ces intégrations permet :

• D’assurer un flux de données fluide entre les documents comptables sources et les déclarations fiscales déposées
• De réduire la saisie manuelle des données et les erreurs qui y sont associées
• De générer automatiquement des tableaux de calcul fiscal dans des formats conformes
• De relier les déclarations déposées aux périodes comptables sous-jacentes afin de faciliter leur récupération
• De centraliser l’archivage des documents comptables et des déclarations fiscales déposées

Erreurs fréquentes et moyens de les éviter

Erreur 1 : se reposer exclusivement sur le portail eTAX

Le risque : supposer que, puisque l’IRD conserve les documents dans le portail eTAX, vous n’avez pas besoin de vos propres archives complètes.
La solution : conserver des copies indépendantes de toutes les déclarations déposées, de tous les avis d’imposition et de toutes les pièces justificatives. Le portail eTAX est un excellent outil d’accès, mais il doit compléter votre propre système de conservation des documents, et non le remplacer.

Erreur 2 : disposer de pièces justificatives insuffisantes

Le risque : déposer des déclarations via eTAX sans conserver les pièces sources sous-jacentes justifiant les montants déclarés.
La solution : mettre en œuvre une politique rigoureuse de conservation documentaire qui recueille toutes les pièces sources au moment où les opérations ont lieu, et non au moment du dépôt de la déclaration fiscale. Relier les pièces justificatives à la déclaration fiscale concernée pour pouvoir les retrouver facilement lors des contrôles.

Erreur 3 : ne pas télécharger rapidement les avis d’imposition

Le risque : ne pas remarquer l’émission d’avis d’imposition ou ne pas les télécharger et les archiver dès leur mise à disposition.
La solution : activer les alertes électroniques du portail eTAX pour recevoir une notification lors de l’émission de nouveaux avis d’imposition. Télécharger et archiver immédiatement les avis, car ils contiennent des informations essentielles sur les échéances de paiement et les délais de réclamation.

Erreur 4 : adopter des pratiques déclaratives incohérentes d’une année à l’autre

Le risque : modifier la manière dont vous classez les revenus ou les charges d’une année à l’autre, créant ainsi des incohérences susceptibles de déclencher des demandes d’explication dans le cadre d’un contrôle.
La solution : utiliser les fonctionnalités de déductions préremplies du portail eTAX pour maintenir la cohérence. Examiner les déclarations des années précédentes avant de déposer celle de l’année en cours afin de garantir un traitement comparable des éléments similaires.

Erreur 5 : détruire prématurément les documents

Le risque : détruire les documents après sept ans alors qu’il existe des raisons impérieuses de les conserver plus longtemps, telles que des pertes reportées non encore utilisées ou des échanges en cours dans le cadre d’un contrôle fiscal.
La solution : mettre en place une procédure de vérification avant de détruire tout document fiscal. Vérifier l’existence de dossiers en cours, de pertes non utilisées ou d’années encore susceptibles de contrôle avant d’autoriser la destruction.

Évolutions récentes et perspectives

L’année d’imposition 2024/25

Pour l’année d’imposition 2024/25, allant du 1 avril 2024 au 31 mars 2025, l’IRD a émis environ 2.66 millions de déclarations fiscales pour particuliers le 2 mai 2025. La date limite générale de dépôt était fixée au 2 juin 2025, les télédéclarants bénéficiant d’une prolongation automatique d’un mois jusqu’au 2 juillet 2025. Les entrepreneurs individuels ont bénéficié d’un délai supplémentaire, leur échéance de télédéclaration ayant été reportée au 2 septembre 2025.

Services améliorés de télédéclaration de l’impôt sur les bénéfices

À compter du 1 avril 2025, l’IRD a mis à disposition de nouvelles versions et des fonctionnalités améliorées de ses services de télédéclaration de l’impôt sur les bénéfices. L’IRD Taxonomy Package et les IRD iXBRL Data Preparation Tools permettent désormais à toutes les sociétés et entreprises de déposer volontairement par voie électronique leurs déclarations d’impôt sur les bénéfices pour les années d’imposition 2022/23 à 2024/25, accompagnées des pièces justificatives, via eTAX. Il s’agit d’un élargissement important des possibilités de dépôt électronique et des exigences correspondantes en matière d’archivage des documents.

Une administration fiscale privilégiant le mobile

Le lancement de l’application mobile « eTAX » en juillet 2025 témoigne de la volonté de l’IRD de privilégier le mobile dans l’administration fiscale. L’application offre un accès complet à l’historique des déclarations, aux documents d’imposition et aux fonctionnalités de paiement depuis les smartphones et les tablettes. Cette mobilité renforce la capacité des contribuables à retrouver leurs documents archivés à tout moment et en tout lieu, favorisant une meilleure conformité et des réponses plus rapides aux contrôles fiscaux.

Perspectives : normes de conservation numérique des documents

Alors que Hong Kong poursuit la numérisation de son administration fiscale, les contribuables doivent anticiper :

• Un recours accru à l’analyse de données : l’utilisation croissante par l’IRD de l’analyse de données pour sélectionner les contribuables à contrôler et identifier les risques de non-conformité
• Des obligations déclaratives en temps réel : d’éventuelles évolutions futures vers des déclarations plus fréquentes ou un partage des données en temps réel
• Des procédures de vérification renforcées : une intégration accrue avec les sources de données tierces pour vérifier les revenus déclarés
• Des formats numériques normalisés : d’éventuelles obligations de conservation des documents dans des formats numériques spécifiques compatibles avec les systèmes de l’IRD
• Des intégrations fondées sur des API : le développement d’API permettant une intégration directe entre les systèmes des contribuables et eTAX