Sử dụng Kiểm toán Nội bộ để Thực thi IRD trước ở Hồng Kông

Tìm hiểu bối cảnh thanh tra thuế của IRD năm 2025

Sở Thuế vụ Hồng Kông (IRD) đã tăng cường các biện pháp thực thi trong những năm gần đây, chú trọng kiểm tra kỹ hơn các yêu cầu miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông, các thỏa thuận xác định giá giao dịch liên kết và các giao dịch xuyên biên giới với bên liên kết. Trong năm 2023-24, IRD đã xử lý 1,802 cuộc thanh tra thuế, sử dụng “Hệ thống ấn định thuế trước, thanh tra sau” trên máy tính, kết hợp với các chương trình lựa chọn hồ sơ dựa trên rủi ro và chuyên môn của cán bộ để xác định các trường hợp có rủi ro cao.

Theo Cục trưởng Thuế vụ Benjamin Chan, “dựa trên hệ thống của mình, chúng tôi bảo đảm sự nhất quán trong cách xử lý đối với tất cả người nộp thuế. Mọi người nộp thuế đều có khả năng được mời tham gia rà soát hoặc thanh tra thuế.” Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc, bất kể quy mô hay ngành nghề của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh Chính phủ thâm hụt ngân sách và định hướng mới của ban lãnh đạo IRD, các doanh nghiệp nên dự liệu việc rà soát nghiêm ngặt hơn đối với giá giao dịch nội bộ tập đoàn, các yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông và tính đầy đủ của hồ sơ. Chủ động thực hiện kiểm toán nội bộ đóng vai trò là tuyến phòng vệ đầu tiên trước nguy cơ bị điều chỉnh thuế, xử phạt và tổn hại uy tín.

Vì sao kiểm toán thuế nội bộ quan trọng

Khuôn khổ tuân thủ tự nguyện

Hệ thống thuế theo nguyên tắc lãnh thổ của Hồng Kông về cơ bản dựa trên sự tuân thủ tự nguyện. Mặc dù IRD không vận hành một “chương trình tự nguyện khai báo” chính thức như tại một số khu vực tài phán, cơ quan này tích cực khuyến khích người nộp thuế tự nguyện khai báo đầy đủ các khoản bỏ sót hoặc kê khai thiếu, đồng thời giảm đáng kể mức phạt cho những người thực hiện việc này kịp thời và đầy đủ.

Khung xử phạt phân biệt các mức độ hợp tác khác nhau:

• Tự nguyện khai báo đầy đủ trước khi bị cơ quan thuế chất vấn: Được giảm mức phạt tối đa
• Kịp thời khai báo với đầy đủ thông tin khi bị cơ quan thuế chất vấn: Mức phạt khoảng 100% số thuế bị tính thiếu (các vụ việc được kết thúc trong vòng 3 tháng đối với thanh tra thuế tại cơ sở, 6 tháng đối với điều tra)
• Khai báo không đầy đủ hoặc chậm trễ: Mức phạt có thể lên đến 300% số thuế bị tính thiếu, cộng với khoản phạt tiền lên đến HKD 10,000

Kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề, tạo điều kiện tự nguyện khai báo trước khi IRD bắt đầu điều tra — tình huống thuận lợi nhất để được giảm mức phạt.

Phân tích chi phí – lợi ích

Chi phí thực hiện kiểm toán nội bộ thấp hơn đáng kể so với những hệ quả tiềm tàng về tài chính và hoạt động do một cuộc thanh tra thuế của IRD gây ra. Hãy xem xét các trường hợp sau:

Trường hợp	Khoảng chi phí ước tính	Thời gian cần bỏ ra
Kiểm toán thuế nội bộ (doanh nghiệp nhỏ và vừa)	HKD 15,000 - 35,000	2-4 tuần
Ứng phó với thanh tra thuế tại cơ sở của IRD	HKD 50,000 - 200,000+	6-18 tháng
Thuế truy thu (ví dụ: HKD 500,000)	HKD 500,000	-
Tiền phạt (100-300% số thuế)	HKD 500,000 - 1,500,000	-
Các khoản phạt tiền cố định	Tối đa HKD 10,000 cho mỗi hành vi vi phạm	-

Các yếu tố thường dẫn đến thanh tra thuế của IRD và các lĩnh vực rủi ro

1. Yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông

IRD áp dụng cách tiếp cận nghiêm ngặt đối với các yêu cầu miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông (OTC), đặc biệt trong bối cảnh Hồng Kông áp dụng hệ thống thuế theo nguyên tắc lãnh thổ và mức thuế suất thuế doanh nghiệp thấp. Cơ quan này xem xét kỹ lưỡng liệu lợi nhuận có thực sự phát sinh ngoài Hồng Kông hay yêu cầu miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông chỉ là một cấu trúc hoạch định thuế.

Các dấu hiệu cảnh báo dẫn đến thanh tra yêu cầu miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông:

• Nhân sự hoặc hoạt động thực tế đặt tại Hồng Kông nhưng vẫn kê khai là có nguồn gốc ngoài Hồng Kông
• Việc đàm phán bán hàng hoặc ký kết hợp đồng diễn ra tại Hồng Kông
• Các quyết định kinh doanh quan trọng do giám đốc hoặc ban quản lý làm việc tại Hồng Kông đưa ra
• Không có đủ hồ sơ về các giao dịch ngoài Hồng Kông (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ vận chuyển)
• Các hoạt động ngân hàng chủ yếu được thực hiện thông qua tài khoản tại Hồng Kông
• Có sự không nhất quán giữa báo cáo kiểm toán và bằng chứng về hoạt động thực tế

Ban đầu, IRD sẽ rà soát tờ khai thuế và báo cáo kiểm toán để xác định liệu công ty đã cung cấp đầy đủ căn cứ chứng minh cho các yêu cầu miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông hay chưa. Cơ quan này có thể tiếp tục tiến hành thanh tra thuế tại cơ sở, bao gồm đến kiểm tra địa điểm, phỏng vấn giám đốc hoặc nhân viên và kiểm tra chi tiết hệ thống kế toán để xác minh nơi các hoạt động thực sự diễn ra.

Hồ sơ IRD yêu cầu đối với các yêu cầu miễn thuế cho thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông:

• Bằng chứng về nơi diễn ra các hoạt động tạo ra lợi nhuận (không chỉ riêng hợp đồng)
• Địa điểm đàm phán bán hàng và ký kết hợp đồng
• Nơi xử lý các đơn đặt hàng mua và bán
• Địa điểm quản lý hàng tồn kho và thu xếp giao hàng
• Bằng chứng về văn phòng, nhân sự và cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động ở nước ngoài
• Sao kê ngân hàng thể hiện các luồng giao dịch phù hợp với hoạt động ngoài Hồng Kông
• Hồ sơ liên lạc chứng minh việc ra quyết định ở nước ngoài

Lưu ý quan trọng: Quy chế thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông thường có hiệu lực trong 3-5 năm, nhưng cần kiểm toán hằng năm để xác nhận việc tiếp tục tuân thủ. Nếu IRD không chấp nhận, các công ty sẽ bị truy thu thuế cho những năm trước, cộng với tiền lãi và tiền phạt lên đến HKD 10.000 hoặc cao hơn tùy thuộc vào số thuế liên quan.

2. Giao dịch liên kết và xác định giá giao dịch liên kết

Trong bối cảnh IRD tăng cường giám sát các giao dịch liên kết xuyên biên giới vào năm 2025, hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết đã trở thành một lĩnh vực tuân thủ trọng yếu. Hồng Kông đã áp dụng khuôn khổ hồ sơ ba cấp phù hợp với các tiêu chuẩn của OECD:

Yêu cầu về hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết:

Loại hồ sơ	Đối tượng phải lập	Thời hạn
Hồ sơ toàn cầu	Các đơn vị không được miễn trừ (vượt 2 trong 3 ngưỡng)	9 tháng sau ngày kết thúc năm kế toán
Hồ sơ quốc gia	Các đơn vị không được miễn trừ (vượt 2 trong 3 ngưỡng)	9 tháng sau ngày kết thúc năm kế toán
Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia	Các tập đoàn đa quốc gia (MNE) có doanh thu hằng năm ≥ 750 triệu €	12 tháng sau ngày kết thúc năm kế toán

Các ngưỡng miễn trừ (phải đáp ứng BẤT KỲ HAI điều kiện nào sau đây để được miễn trừ):

• Tổng doanh thu không vượt quá HKD 400 triệu
• Tổng giá trị tài sản không vượt quá HKD 300 triệu
• Số lượng nhân viên bình quân không vượt quá 100 người

Miễn trừ theo giao dịch:

• Dịch vụ: ngưỡng HKD 110 triệu
• Tài sản vô hình: ngưỡng HKD 110 triệu

Các lưu ý tuân thủ trọng yếu:

• Hồ sơ phải được lập bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung
• Áp dụng yêu cầu lưu giữ trong 7 năm
• Nếu IRD yêu cầu Mẫu IR1475, các công ty phải tổng hợp thông tin và nộp trong vòng một tháng
• Ngay cả các công ty được miễn trừ cũng phải tuân thủ Quy tắc xác định giá giao dịch liên kết số 1 (nguyên tắc giao dịch độc lập)
• Hồ sơ toàn cầu do công ty mẹ tối cao lập nhìn chung được chấp nhận, nhưng IRD vẫn có quyền yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung

Việc ban hành Pháp lệnh Thuế vụ (Sửa đổi) (Thuế tối thiểu đối với các tập đoàn doanh nghiệp đa quốc gia) (Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance) vào năm 2025 đã đưa vào áp dụng mức thuế tối thiểu toàn cầu 15% của OECD đối với các tập đoàn đa quốc gia có doanh thu ≥ 750 triệu € và cập nhật các quy tắc xác định giá giao dịch liên kết của Hồng Kông cho phù hợp với hướng dẫn năm 2022 của OECD, dẫn đến việc IRD rà soát chặt chẽ hơn hoạt động định giá trong nội bộ tập đoàn.

3. Thiếu sót trong việc lưu giữ sổ sách, chứng từ

Các giao dịch không có đầy đủ hồ sơ chứng minh và việc lưu giữ sổ sách, chứng từ không đầy đủ là những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến kiểm tra thuế. Pháp luật Hồng Kông yêu cầu các công ty duy trì sổ sách tài chính chính xác, phản ánh đúng các giao dịch theo từng khoảng thời gian sáu tháng, đồng thời lưu giữ toàn bộ sổ sách, chứng từ trong bảy năm.

Các sổ sách, chứng từ thiết yếu cần lưu giữ:

• Sổ kế toán chi tiết của tất cả các giao dịch
• Sao kê ngân hàng và bảng đối chiếu số dư ngân hàng
• Hóa đơn (cả bán hàng và mua hàng)
• Hợp đồng và thỏa thuận (bao gồm các thỏa thuận với bên liên kết)
• Chứng từ vận chuyển và giao hàng
• Hồ sơ nhân viên và chứng từ tiền lương
• Biên bản họp hội đồng quản trị ghi nhận các quyết định quan trọng
• Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết (Hồ sơ toàn cầu, Hồ sơ quốc gia)
• Bằng chứng hỗ trợ yêu cầu công nhận lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông

Sổ sách, chứng từ phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Việc lưu giữ sổ sách, chứng từ không đầy đủ không chỉ làm phát sinh rủi ro kiểm tra thuế mà còn làm suy giảm khả năng bảo vệ quan điểm xử lý thuế của công ty trong quá trình điều tra.

4. Nộp tờ khai chậm và không tuân thủ

Theo Điều 51 của Pháp lệnh Thuế vụ (Inland Revenue Ordinance), việc không nộp Tờ khai Thuế lợi nhuận (PTR) đúng hạn sẽ dẫn đến quy trình thực thi pháp luật theo từng cấp độ với những hậu quả nghiêm trọng:

• Tiền phạt cố định: Lên đến HKD 10.000
• Khoản thuế bổ sung: Lên đến ba lần số tiền thuế chưa nộp
• Có thể bị tòa án triệu tập trong những trường hợp đặc biệt nghiêm trọng
• Giải thể công ty nếu liên tục không tuân thủ

Đối với năm tính thuế 2024/25 (ngày phát hành tờ khai hàng loạt: 19 tháng 3 năm 2025), thông thường phải nộp tờ khai thuế trong vòng một tháng kể từ khi nhận được thông báo của IRD. Tuy nhiên, việc gia hạn có thể áp dụng đối với một số ngày kết thúc năm tài chính nhất định. Để khuyến khích tự nguyện nộp tờ khai điện tử, IRD cho phép gia hạn thêm một tháng nếu người nộp thuế có đại diện chuyên môn nộp đơn ít nhất 7 ngày làm việc trước thời hạn ban đầu và nộp tờ khai điện tử kèm theo báo cáo tài chính và bảng tính thuế.

5. Các dấu hiệu rủi ro khác

• Lợi nhuận kê khai biến động đáng kể so với năm trước mà không có giải thích rõ ràng
• Tỷ suất lợi nhuận thấp bất thường so với mức chuẩn của ngành
• Số dư các khoản cho giám đốc vay hoặc các khoản phải thu từ bên liên kết ở mức cao
• Sự không nhất quán giữa tờ khai thuế và báo cáo tài chính đã được kiểm toán
• Yêu cầu khấu trừ mà không có đầy đủ tài liệu chứng minh
• Các cấu trúc hoạch định thuế mang tính quyết liệt nhưng thiếu bản chất thương mại

Xây dựng chương trình kiểm toán thuế nội bộ hiệu quả

Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro

Thay vì cố gắng rà soát mọi giao dịch và mọi lĩnh vực tuân thủ, hoạt động kiểm toán nội bộ hiệu quả tập trung vào những lĩnh vực có rủi ro tài chính và hoạt động lớn nhất. Đối với các doanh nghiệp Hồng Kông, những lĩnh vực có rủi ro cao thường bao gồm:

• Yêu cầu công nhận lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông và hồ sơ chứng minh
• Chính sách xác định giá giao dịch liên kết và các giao dịch liên kết
• Tuân thủ thuế và theo dõi chi phí
• Quản lý dòng tiền và kiểm soát tài chính
• Việc lưu giữ sổ sách, chứng từ và tính đầy đủ của hồ sơ

Chu kỳ rà soát định kỳ

Việc chờ đến cuối năm mới tiến hành kiểm toán có thể dẫn đến những vấn đề bất ngờ không mong muốn và không còn nhiều thời gian để thực hiện các biện pháp khắc phục. Các khuyến nghị về thông lệ tốt nhất bao gồm:

• Rà soát hằng quý: Theo dõi các lĩnh vực có rủi ro cao như giao dịch liên kết, hồ sơ về thu nhập có nguồn gốc ngoài Hồng Kông và việc phân loại chi phí
• Rà soát toàn diện sáu tháng một lần: Tiến hành đánh giá trên phạm vi rộng hơn về các quan điểm xử lý thuế, tình trạng tuân thủ và tính đầy đủ của hồ sơ
• Kiểm tra sức khỏe thuế hằng năm: Thực hiện kiểm toán nội bộ toàn diện 6-12 tuần trước ngày kết thúc năm tài chính để có thời gian triển khai các biện pháp khắc phục

Đối với kiểm toán năm đầu tiên hoặc các cơ cấu tập đoàn phức tạp, cần bố trí 6-12 tuần kể từ khi khóa sổ đến khi hoàn tất báo cáo kiểm toán đã ký.

Phối hợp liên phòng ban

Hoạt động kiểm toán nội bộ hiệu quả đòi hỏi sự đóng góp ý kiến từ nhiều bộ phận chức năng trong doanh nghiệp:

• Tài chính: Tuân thủ thuế, lập báo cáo tài chính, hồ sơ chứng từ
• Vận hành: Bằng chứng về địa điểm diễn ra các hoạt động kinh doanh (có ý nghĩa then chốt đối với yêu cầu miễn thuế cho lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông)
• Pháp chế/Thư ký công ty: Quản trị công ty, biên bản họp hội đồng quản trị, rà soát hợp đồng
• Nhân sự: Địa điểm làm việc của nhân viên, yêu cầu về thực chất hoạt động, tuân thủ các quy định về tiền lương
• Bán hàng/Thu mua: Hồ sơ giao dịch, các thỏa thuận với bên liên kết

Công nghệ và tự động hóa

Phần mềm kế toán hiện đại, các công cụ kiểm toán trên nền tảng đám mây và tự động hóa có thể nâng cao đáng kể hiệu quả kiểm toán nội bộ:

• Tự động theo dõi và phân loại giao dịch
• Báo cáo ngoại lệ đối với các giao dịch hoặc mô hình giao dịch bất thường
• Hệ thống quản lý tài liệu bảo đảm tuân thủ yêu cầu lưu trữ trong 7 năm
• Phân tích dữ liệu để xác định các trường hợp ngoại lệ hoặc điểm thiếu nhất quán trong định giá giao dịch liên kết
• Quy trình làm việc điện tử phục vụ việc phê duyệt và lưu vết kiểm toán

Danh mục kiểm tra kiểm toán nội bộ toàn diện

Sử dụng danh mục kiểm tra này làm khuôn khổ để tiến hành kiểm toán thuế nội bộ toàn diện, phù hợp với kỳ vọng của Cục Thuế vụ Hồng Kông (IRD):

Lĩnh vực kiểm toán	Các nội dung rà soát trọng yếu	Mức độ rủi ro
Yêu cầu miễn thuế cho lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông	• Địa điểm đàm phán bán hàng và ký kết hợp đồng • Bằng chứng về hoạt động và nhân sự ở nước ngoài • Địa điểm xử lý đơn đặt hàng mua/bán • Địa điểm lưu giữ hàng tồn kho và các thỏa thuận giao hàng • Địa điểm họp hội đồng quản trị và bằng chứng về việc ra quyết định • Các thỏa thuận ngân hàng và luồng tiền • Tính nhất quán với các yêu cầu miễn thuế của những năm trước	CAO
Định giá giao dịch liên kết	• Tình trạng lập Hồ sơ toàn cầu và Hồ sơ quốc gia • Tính toán ngưỡng miễn trừ (doanh thu, tài sản, nhân viên) • Hồ sơ giao dịch với bên liên kết • Tài liệu chứng minh việc định giá theo nguyên tắc giao dịch độc lập và các đối tượng so sánh • Tính nhất quán với hướng dẫn năm 2022 của OECD • Mức độ sẵn sàng đối với IR1475 (có thể nộp trong vòng 1 tháng nếu được yêu cầu) • Lưu trữ hồ sơ định giá giao dịch liên kết trong 7 năm	CAO
Lưu giữ hồ sơ	• Tuân thủ yêu cầu lưu trữ trong 7 năm đối với tất cả tài liệu kinh doanh • Hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung • Tính chính xác của giao dịch trong từng khoảng thời gian 6 tháng • Dấu vết kiểm toán đầy đủ từ chứng từ gốc đến sổ cái • Lưu trữ và đối chiếu sao kê ngân hàng • Lưu hồ sơ hóa đơn (bán hàng và mua hàng) • Hồ sơ hợp đồng và thỏa thuận	CAO
Tính chính xác của tờ khai thuế	• Nguyên tắc ghi nhận thu nhập và tính đầy đủ của việc ghi nhận • Căn cứ chứng minh và điều kiện áp dụng các khoản khấu trừ • Phân loại chi tiêu có tính chất vốn và chi phí hoạt động • Công bố thông tin về giao dịch với bên liên kết • Tính toán thu nhập phát sinh ngoài Hồng Kông và tài liệu chứng minh • Tính nhất quán với báo cáo tài chính đã được kiểm toán • So sánh với năm trước và giải trình biến động	TRUNG BÌNH
Tuân thủ nghĩa vụ nộp tờ khai	• Nộp tờ khai thuế lợi nhuận (PTR) đúng hạn (1 tháng kể từ thông báo) • Đơn xin gia hạn (7 ngày làm việc trước ngày đến hạn) • Nộp tờ khai điện tử để được gia hạn thêm 1 tháng • Tuân thủ nghĩa vụ nộp tờ khai của người sử dụng lao động (IR56B) • Thông báo kịp thời về việc phát sinh nghĩa vụ chịu thuế • Trả lời thư yêu cầu cung cấp thông tin của IRD • Lịch nộp thuế tạm tính	TRUNG BÌNH
Thực chất hoạt động của doanh nghiệp	• Nơi cư trú của thành viên hội đồng quản trị và địa điểm tổ chức các cuộc họp • Sự hiện diện của nhân viên và đội ngũ nhân sự vận hành • Không gian văn phòng thực tế và cơ sở vật chất • Thẩm quyền và địa điểm ra quyết định kinh doanh • Địa điểm mở tài khoản ngân hàng và thẩm quyền ký • Cơ sở thương mại của cơ cấu doanh nghiệp • Hoạt động kinh doanh thực chất so với việc hoạch định thuế	TRUNG BÌNH
Các khoản khấu trừ cụ thể	• Tính toán các khoản khấu hao được khấu trừ thuế • Khả năng được khấu trừ của chi phí lãi vay và hồ sơ chứng minh • Căn cứ xóa sổ nợ khó đòi • Tài liệu chứng minh chi phí nghiên cứu và phát triển • Giới hạn chi phí tiếp khách • Phân bổ chi phí nhân sự • Tính hợp lý của phí dịch vụ với bên liên kết	THẤP–TRUNG BÌNH
Thuế tối thiểu toàn cầu (nếu áp dụng)	• Tính toán doanh thu của tập đoàn đa quốc gia (ngưỡng ≥ €750 triệu) • Tính toán thuế suất thực tế theo từng khu vực tài phán • Tính toán thuế bổ sung (mức tối thiểu 15%) • Tuân thủ quy định về Thuế bổ sung tối thiểu nội địa đạt chuẩn (QDMTT) • Yêu cầu đối với Tờ khai thông tin GloBE • Sự phù hợp với khuôn khổ Trụ cột Hai của OECD	TRUNG BÌNH

Xử lý các vấn đề tự phát hiện

Đánh giá và định lượng

Khi kiểm toán nội bộ phát hiện các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn, bước đầu tiên là đánh giá kỹ lưỡng:

1. Xác định bản chất của vấn đề: Sơ suất đơn thuần, thiếu sót trong hồ sơ, khác biệt trong cách diễn giải hay không tuân thủ về mặt nội dung?
2. Định lượng tác động về thuế: Tính toán số thuế có thể đã bị tính thiếu cho tất cả các năm bị ảnh hưởng (tối đa 7 năm)
3. Đánh giá nguyên nhân gốc rễ: Sai sót trong quy trình, thiếu hụt kiến thức, biện pháp kiểm soát không đầy đủ hay hành vi cố ý?
4. Đánh giá nghĩa vụ công bố thông tin: Việc tự nguyện công bố thông tin có phù hợp hoặc bắt buộc không?

Quy trình tự nguyện khai báo

Khi phát hiện các vấn đề tuân thủ trọng yếu, việc tự nguyện khai báo mang lại cơ hội tốt nhất để được giảm nhẹ mức phạt:

Các bước để tự nguyện khai báo hiệu quả:

1. Hành động kịp thời: Tốc độ là yếu tố then chốt—khai báo sớm sẽ được xem xét ưu đãi hơn
2. Cung cấp thông tin đầy đủ: Khai báo đầy đủ mọi tình tiết trọng yếu, các năm bị ảnh hưởng và các bảng tính thuế
3. Xác định số thuế thiếu: Tính số thuế bị tính thiếu, kèm theo các bảng tính chi tiết làm căn cứ
4. Đề xuất phương án giải quyết: Đề xuất điều kiện thanh toán hoặc các khoản điều chỉnh để Cục Thuế vụ Hồng Kông (IRD) xem xét
5. Thể hiện thiện chí: Chứng minh các biện pháp khắc phục đã được triển khai nhằm ngăn ngừa tái diễn
6. Duy trì đại diện chuyên môn: Thuê cố vấn thuế có chuyên môn phù hợp để quản lý quá trình khai báo

Mức phạt dự kiến:

• Tự nguyện khai báo đầy đủ trước khi IRD có hành động: Được giảm nhẹ tối đa, mức phạt thường thấp hơn nhiều so với 100%
• Kịp thời khai báo đầy đủ thông tin ngay khi bị chất vấn: Khoảng 100% số thuế bị tính thiếu
• Khai báo không đầy đủ hoặc chậm trễ: Mức phạt từ 100% đến 300% số thuế bị tính thiếu

Biện pháp khắc phục

Ngoài việc khai báo, cần triển khai các biện pháp khắc phục để xử lý các vấn đề căn nguyên:

• Tăng cường quy trình lập và lưu giữ hồ sơ đối với các lĩnh vực có rủi ro cao
• Đào tạo nhân viên về các yêu cầu tuân thủ
• Sửa đổi quy trình phê duyệt và các biện pháp kiểm soát nội bộ
• Tăng tần suất giám sát và rà soát
• Sử dụng dịch vụ cố vấn chuyên môn cho các lĩnh vực phức tạp (định giá chuyển nhượng, yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông)
• Cải tiến công nghệ để nâng cao hiệu quả lưu giữ hồ sơ và theo dõi tuân thủ

Chuẩn bị cho khả năng bị IRD kiểm tra

Tìm hiểu quy trình kiểm tra thuế của IRD

Nếu được lựa chọn để kiểm tra thuế, việc hiểu rõ quy trình của IRD sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả:

Giai đoạn 1: Thư yêu cầu giải trình ban đầu

IRD thường bắt đầu liên hệ bằng thư yêu cầu giải trình; thư này có thể được gửi đến sau vài tuần hoặc vài tháng kể từ khi nộp tờ khai thuế. Thư sẽ yêu cầu giải thích hoặc cung cấp tài liệu chứng minh cho các khoản mục cụ thể.

Thời hạn phản hồi: Thường là 21 ngày, tuy nhiên có thể xin gia hạn nếu có lý do chính đáng.

Giai đoạn 2: Kiểm tra thuế tại cơ sở (nếu kết quả rà soát ban đầu chưa thỏa đáng)

Nếu chỉ các tài liệu được cung cấp chưa đủ để IRD chấp nhận, cơ quan này có thể tiến hành kiểm tra thuế tại cơ sở, bao gồm:

• Đến kiểm tra trực tiếp tại địa điểm kinh doanh
• Rà soát chi tiết hệ thống và sổ sách kế toán
• Phỏng vấn giám đốc, ban quản lý hoặc nhân viên
• Kiểm tra bằng chứng về hoạt động thực tế (đặc biệt đối với các yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông)
• Rà soát nhiều năm tài chính (thường lên đến 7 năm)

Thời gian xử lý: Các vụ kiểm tra thuế tại cơ sở được kết thúc trong vòng 3 tháng kể từ buổi phỏng vấn đầu tiên có thể được xem xét áp dụng mức phạt ưu đãi hơn.

Giai đoạn 3: Ấn định thuế và giải quyết

Sau khi hoàn tất rà soát, IRD sẽ ban hành:

• Thông báo ấn định thuế đối với số thuế bổ sung (nếu có)
• Thông báo yêu cầu nộp thuế tạm tính (thường được ban hành trước khi hoàn tất điều tra)
• Quyết định ấn định tiền phạt (nếu phát hiện hành vi không tuân thủ)

Người nộp thuế có quyền phản đối trong thời hạn quy định, tuy nhiên thông thường vẫn phải nộp tiền trong thời gian chờ giải quyết phản đối.

Sẵn sàng về hồ sơ, tài liệu

Duy trì hệ thống hồ sơ, tài liệu “sẵn sàng cho kiểm tra thuế”, bảo đảm có thể truy xuất và cung cấp các tài liệu quan trọng trong vòng vài ngày:

• Kho lưu trữ tập trung: Toàn bộ tài liệu liên quan đến thuế được sắp xếp theo năm và theo loại
• Mục lục và bảng tổng hợp: Tài liệu hướng dẫn tra cứu nhanh các hồ sơ hiện có
• Sao lưu kỹ thuật số: Các bản sao điện tử được lưu trữ an toàn trên đám mây, bảo đảm có thể truy cập trong 7 năm
• Chuẩn bị bản dịch: Các tài liệu quan trọng có sẵn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung theo yêu cầu
• Bản thuyết minh: Chuẩn bị trước các bản tóm tắt về quan điểm xử lý thuế, đặc biệt đối với các lĩnh vực phức tạp như yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông hoặc định giá chuyển nhượng

Hỗ trợ chuyên môn

Sử dụng dịch vụ của các chuyên gia thuế có chuyên môn phù hợp mang lại những lợi thế đáng kể trong quá trình IRD kiểm tra thuế:

• Kiến thức chuyên sâu về các vấn đề thuế phức tạp
• Kinh nghiệm quản lý việc trao đổi thông tin và đàm phán với IRD
• Đánh giá khách quan về quan điểm xử lý thuế và các rủi ro
• Uy tín chuyên môn giúp IRD dễ tiếp nhận các ý kiến trình bày hơn
• Giảm nhẹ mức phạt thông qua các quy trình khai báo phù hợp

Phí dịch vụ chuyên môn thông thường để ứng phó với cuộc kiểm tra thuế của IRD dao động từ HKD 50,000 đến HKD 200,000+ tùy theo mức độ phức tạp, so với chi phí kiểm toán nội bộ ở mức HKD 15,000-35,000 đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME).

Các ưu tiên tuân thủ năm 2025

Thời hạn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết

Đối với các công ty có năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2024, Hồ sơ toàn cầu (Master File) và Hồ sơ quốc gia (Local File) phải được lập chậm nhất vào ngày 30 tháng 9 năm 2025 (9 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính). Cần bảo đảm lưu hồ sơ các phép tính xác định ngưỡng miễn trừ, ngay cả khi được miễn yêu cầu nộp hồ sơ.

Nộp tờ khai thuế năm 2024/25

Sau đợt IRD phát hành hàng loạt tờ khai thuế năm 2024/25 vào ngày 19 tháng 3 năm 2025:

• Thời hạn thông thường: 1 tháng kể từ ngày nhận được thông báo
• Xin gia hạn: Ít nhất 7 ngày làm việc trước thời hạn ban đầu
• Ưu đãi khi nộp hồ sơ điện tử: Gia hạn thêm 1 tháng đối với người nộp thuế có đại diện chuyên môn, nộp hồ sơ điện tử kèm đầy đủ báo cáo tài chính và bảng tính thuế

Tuân thủ thuế tối thiểu toàn cầu (các tập đoàn đa quốc gia lớn)

Pháp lệnh Thuế vụ (Sửa đổi) (Thuế tối thiểu đối với các tập đoàn doanh nghiệp đa quốc gia) năm 2025 [Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance 2025], được ban hành ngày 6 tháng 6 năm 2025, áp dụng mức thuế tối thiểu toàn cầu 15% đối với các tập đoàn doanh nghiệp đa quốc gia (MNE) có doanh thu hợp nhất hằng năm ≥ €750 triệu. Các tập đoàn thuộc phạm vi áp dụng cần:

• Đánh giá thuế suất thực tế theo từng khu vực tài phán
• Tính toán nghĩa vụ thuế bổ sung có thể phát sinh
• Chuẩn bị tuân thủ quy định về Thuế bổ sung tối thiểu nội địa đạt chuẩn (QDMTT)
• Bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của khuôn khổ Trụ cột Hai của OECD
• Lập Tờ khai thông tin GloBE theo yêu cầu

Tăng cường kiểm tra các yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông

Trước cách tiếp cận ngày càng chặt chẽ của IRD đối với các yêu cầu miễn thuế cho lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông và các ưu tiên ngân sách của Chính phủ, các doanh nghiệp đề nghị công nhận lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông cần:

• Rà soát toàn diện mức độ đầy đủ của hồ sơ chứng minh nguồn gốc lợi nhuận ngoài Hồng Kông
• Xác minh rằng bằng chứng về hoạt động thực tế hỗ trợ cho các yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông (không chỉ dựa vào các thỏa thuận hợp đồng)
• Chuẩn bị bản thuyết minh chi tiết giải thích lợi nhuận được tạo ra ở đâu và bằng cách nào
• Bảo đảm tính nhất quán giữa hoạt động thực tế, hồ sơ tài liệu và quan điểm xử lý thuế
• Cân nhắc chủ động làm việc với cố vấn thuế nếu cơ sở cho các yêu cầu miễn thuế chưa vững chắc

Xây dựng văn hóa tuân thủ bền vững

Quản trị và trách nhiệm giải trình

Tuân thủ thuế hiệu quả bắt đầu từ cơ cấu quản trị rõ ràng:

• Giám sát ở cấp hội đồng quản trị: Báo cáo định kỳ về quan điểm xử lý thuế và tình trạng tuân thủ
• Bộ phận phụ trách thuế được chỉ định: Phân định rõ trách nhiệm quản lý tuân thủ thuế (nội bộ hoặc thuê ngoài)
• Chính sách được lập thành văn bản: Các chính sách và quy trình tuân thủ thuế bằng văn bản
• Đào tạo định kỳ: Đào tạo nhân viên về các yêu cầu tuân thủ liên quan đến vai trò của họ
• Chỉ số đánh giá hiệu quả: Các chỉ số đánh giá hiệu quả tuân thủ (KPI), bao gồm việc nộp hồ sơ đúng hạn, tính đầy đủ của tài liệu và các phát hiện qua kiểm toán

Cải tiến liên tục

Tuân thủ thuế không phải là công việc thực hiện một lần mà là một quá trình liên tục:

• Rà soát sau kiểm toán để rút ra bài học kinh nghiệm và xác định các điểm cần cải tiến trong quy trình
• Theo dõi những thay đổi về quy định và các cập nhật hướng dẫn của Cục Thuế vụ Hồng Kông (IRD)
• Đối chiếu với các thông lệ tốt nhất trong ngành
• Định kỳ đánh giá lại các lĩnh vực rủi ro khi hoạt động kinh doanh thay đổi
• Nâng cấp công nghệ để nâng cao hiệu quả và độ chính xác

Theo dõi sát các diễn biến mới từ IRD

Theo dõi các thông báo chính thức của IRD và thông tin cập nhật trong ngành:

• Các bản hướng dẫn giải thích và thực tiễn áp dụng của IRD (DIPN)
• Các công bố về ngân sách và sửa đổi pháp luật
• Các cuộc họp thường niên giữa IRD và HKICPA (Viện Kế toán viên Công chứng Hồng Kông)
• Các phán quyết của tòa án về vấn đề thuế tạo lập án lệ
• Các cập nhật hướng dẫn của OECD có ảnh hưởng đến Hồng Kông (định giá giao dịch liên kết, BEPS, thuế tối thiểu toàn cầu)