Einsatz interner Audits, um der Durchsetzung von IRD in Hongkong zuvorzukommen

Die Prüfungspraxis des IRD im Jahr 2025 verstehen

Das Inland Revenue Department (IRD) von Hongkong hat seine Maßnahmen zur Durchsetzung der Steuervorschriften in den letzten Jahren intensiviert und prüft Anträge auf Offshore-Steuerfreistellung, Verrechnungspreisgestaltungen und grenzüberschreitende Transaktionen mit nahestehenden Personen und Unternehmen verstärkt. Im Zeitraum 2023-24 bearbeitete das IRD 1,802 Steuerprüfungen und nutzte dabei ein computergestütztes System nach dem Prinzip „Zuerst veranlagen, später prüfen“ in Verbindung mit risikobasierten Fallauswahlprogrammen und menschlicher Fachkompetenz, um Fälle mit hohem Risiko zu identifizieren.

Laut Benjamin Chan, Commissioner of Inland Revenue, „gewährleisten wir auf Grundlage unseres Systems eine einheitliche Behandlung aller Steuerpflichtigen. Jeder Steuerpflichtige kann zu einer steuerlichen Überprüfung oder Prüfung aufgefordert werden.“ Dies unterstreicht, wie wichtig solide interne Kontrollen unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche sind.

Angesichts des Haushaltsdefizits der Regierung und der neuen Ausrichtung unter der Führung des IRD sollten Unternehmen mit strengeren Überprüfungen konzerninterner Verrechnungspreise, von Anträgen auf Steuerfreistellung von Offshore-Gewinnen und der Angemessenheit ihrer Dokumentation rechnen. Proaktive interne Prüfungen bilden die erste Verteidigungslinie gegen mögliche steuerliche Korrekturen, Strafzuschläge und Reputationsschäden.

Warum interne Steuerprüfungen wichtig sind

Der Rahmen für die freiwillige Erfüllung steuerlicher Pflichten

Das territoriale Steuersystem Hongkongs beruht grundsätzlich auf der freiwilligen Erfüllung steuerlicher Pflichten. Das IRD unterhält zwar kein formelles „Programm zur freiwilligen Offenlegung“, wie es in manchen Rechtsordnungen existiert, ermutigt Steuerpflichtige jedoch ausdrücklich, Auslassungen oder zu niedrig deklarierte Beträge freiwillig und vollständig offenzulegen. Wer dies unverzüglich und vollständig tut, kann mit einer erheblichen Minderung der Strafzuschläge rechnen.

Die Regelungen zu Strafzuschlägen unterscheiden nach dem Grad der Mitwirkung:

• Vollständige freiwillige Offenlegung vor einer Beanstandung: Maximale Minderung der Strafzuschläge
• Unverzügliche Offenlegung sämtlicher Informationen nach einer Beanstandung: Strafzuschläge von etwa 100% der verkürzten Steuer (Abschluss des Falls innerhalb von 3 Monaten bei Außenprüfungen bzw. 6 Monaten bei Ermittlungen)
• Unvollständige oder verspätete Offenlegung: Strafzuschläge von möglicherweise bis zu 300% der verkürzten Steuer zuzüglich Geldstrafen von bis zu HKD 10,000

Interne Prüfungen ermöglichen es Unternehmen, Probleme frühzeitig zu erkennen und so eine freiwillige Offenlegung vorzunehmen, bevor das IRD Ermittlungen einleitet – die günstigste Konstellation für eine Minderung der Strafzuschläge.

Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten interner Prüfungen sind wesentlich geringer als die potenziellen finanziellen und betrieblichen Folgen einer Prüfung durch das IRD. Betrachten Sie hierzu Folgendes:

Szenario	Geschätzte Kostenspanne	Zeitaufwand
Interne Steuerprüfung (KMU)	HKD 15,000 - 35,000	2-4 Wochen
Begleitung einer Außenprüfung durch das IRD	HKD 50,000 - 200,000+	6-18 Monate
Steuernachzahlungen (Beispiel: HKD 500,000)	HKD 500,000	-
Strafzuschläge (100-300% der Steuer)	HKD 500,000 - 1,500,000	-
Geldstrafen in fester Höhe	Bis zu HKD 10,000 je Verstoß	-

Häufige Auslöser für IRD-Prüfungen und Risikobereiche

1. Anträge auf Steuerfreistellung von Offshore-Gewinnen

Das IRD legt bei Anträgen auf Offshore-Steuerfreistellung (OTC) einen strengen Prüfungsmaßstab an, insbesondere vor dem Hintergrund des territorialen Steuersystems und des niedrigen Körperschaftsteuersatzes in Hongkong. Die Behörde prüft eingehend, ob die Gewinne tatsächlich außerhalb Hongkongs erzielt werden oder ob der Antrag auf Offshore-Steuerfreistellung lediglich Teil einer Steuergestaltung ist.

Warnsignale, die Prüfungen von Anträgen auf Offshore-Steuerfreistellung auslösen:

• Personal oder Geschäftstätigkeiten sind physisch in Hongkong angesiedelt, während zugleich ein Offshore-Status geltend gemacht wird
• Verkaufsverhandlungen oder Vertragsunterzeichnungen finden in Hongkong statt
• Wesentliche Geschäftsentscheidungen werden von in Hongkong ansässigen Direktoren oder Mitgliedern der Geschäftsleitung getroffen
• Unzureichende Dokumentation von Offshore-Transaktionen (Verträge, Rechnungen, Versandunterlagen)
• Bankgeschäfte werden überwiegend über Konten in Hongkong abgewickelt
• Widersprüche zwischen Abschlussprüfungsberichten und den tatsächlichen Nachweisen zur Geschäftstätigkeit

Das IRD prüft zunächst Steuererklärungen und Abschlussprüfungsberichte, um festzustellen, ob das Unternehmen seine Anträge auf Steuerfreistellung von Offshore-Einkünften ordnungsgemäß belegt hat. Im nächsten Schritt kann die Behörde Außenprüfungen durchführen, die Vor-Ort-Besuche, Befragungen von Direktoren oder Mitarbeitern sowie eine eingehende Prüfung der Buchführungssysteme umfassen, um zu überprüfen, wo die Geschäftstätigkeiten tatsächlich stattfinden.

Unterlagen, die das IRD bei Anträgen auf Offshore-Steuerfreistellung erwartet:

• Nachweise darüber, wo die gewinnerzielenden Tätigkeiten stattgefunden haben (nicht nur Verträge)
• Ort der Verkaufsverhandlungen und des Vertragsabschlusses
• Ort, an dem Einkaufs- und Verkaufsaufträge bearbeitet wurden
• Ort der Bestandsverwaltung und der Organisation von Lieferungen
• Nachweise über ausländische Büros, Mitarbeiter und betriebliche Infrastruktur
• Kontoauszüge, deren Transaktionsflüsse mit der Offshore-Geschäftstätigkeit übereinstimmen
• Kommunikationsaufzeichnungen, die belegen, dass Entscheidungen im Ausland getroffen wurden

Wichtiger Hinweis: Der Offshore-Status bleibt in der Regel 3–5 Jahre gültig; zur Bestätigung der fortlaufenden Einhaltung der Anforderungen sind jedoch jährliche Prüfungen erforderlich. Ist das IRD nicht überzeugt, drohen Unternehmen Steuernachforderungen für frühere Jahre zuzüglich Zinsen und Geldstrafen von bis zu HKD 10.000 oder mehr, je nach Höhe der betreffenden Steuer.

2. Transaktionen mit nahestehenden Personen und Verrechnungspreise

Angesichts der strengeren Prüfung grenzüberschreitender Transaktionen mit nahestehenden Personen durch das IRD im Jahr 2025 ist die Verrechnungspreisdokumentation zu einem zentralen Compliance-Bereich geworden. Hongkong hat ein dreistufiges Dokumentationssystem eingeführt, das sich an den OECD-Standards orientiert:

Anforderungen an die Verrechnungspreisdokumentation:

Dকumentationsart	Zur Erstellung Verpflichtete	Frist
Stammdokumentation (Master File)	Nicht befreite Rechtsträger (Überschreitung von 2 der 3 Schwellenwerte)	9 Monate nach Ende des Geschäftsjahres
Landesspezifische Dokumentation (Local File)	Nicht befreite Rechtsträger (Überschreitung von 2 der 3 Schwellenwerte)	9 Monate nach Ende des Geschäftsjahres
Länderbezogener Bericht	Multinationale Unternehmensgruppen mit einem Jahresumsatz ≥ 750 Millionen €	12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres

Schwellenwerte für die Befreiung (für eine Befreiung müssen BELIEBIGE ZWEI der folgenden Bedingungen erfüllt sein):

• Der Gesamtumsatz übersteigt nicht HKD 400 Millionen
• Der Gesamtwert der Vermögenswerte übersteigt nicht HKD 300 Millionen
• Die durchschnittliche Beschäftigtenzahl übersteigt nicht 100

Transaktionsbezogene Befreiungen:

• Dienstleistungen: Schwellenwert von HKD 110 Millionen
• Immaterielle Werte: Schwellenwert von HKD 110 Millionen

Wichtige Compliance-Hinweise:

• Die Dokumentation muss auf Englisch oder Chinesisch verfasst sein
• Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren
• Fordert das IRD das Formular IR1475 an, müssen Unternehmen die Angaben zusammenfassen und innerhalb eines Monats einreichen
• Auch befreite Unternehmen müssen die Transfer Pricing Rule 1 (Fremdvergleichsgrundsatz) einhalten
• Eine von der obersten Muttergesellschaft erstellte Stammdokumentation wird grundsätzlich akzeptiert, vorbehaltlich des Rechts des IRD, ergänzende Informationen anzufordern

Mit dem Erlass der Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance im Jahr 2025 wurde die globale Mindeststeuer der OECD von 15 % für multinationale Unternehmensgruppen mit einem Umsatz ≥ 750 Millionen € eingeführt. Zugleich wurden Hongkongs Verrechnungspreisvorschriften an die OECD-Leitlinien von 2022 angepasst, was zu strengeren Prüfungen der konzerninternen Preisgestaltung durch das IRD führte.

3. Mängel bei der Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Unzureichend dokumentierte Transaktionen und eine mangelhafte Aufbewahrung von Unterlagen gehören zu den häufigsten Prüfungsauslösern. Nach dem Recht Hongkongs müssen Unternehmen präzise Finanzaufzeichnungen führen, die Transaktionen in Abständen von sechs Monaten zutreffend abbilden; sämtliche Aufzeichnungen sind sieben Jahre lang aufzubewahren.

Wesentliche aufzubewahrende Unterlagen:

• Detaillierte Buchungsaufzeichnungen zu sämtlichen Transaktionen
• Kontoauszüge und Bankabstimmungen
• Rechnungen (sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen)
• Verträge und Vereinbarungen (einschließlich Vereinbarungen mit nahestehenden Personen)
• Versand- und Lieferunterlagen
• Personalakten und Lohnabrechnungsunterlagen
• Protokolle der Sitzungen des Leitungsorgans, die wesentliche Entscheidungen dokumentieren
• Verrechnungspreisdokumentation (Stammdokumentation, landesspezifische Dokumentation)
• Nachweise zur Begründung der geltend gemachten Offshore-Eigenschaft von Gewinnen

Die Aufzeichnungen müssen auf Englisch oder Chinesisch geführt werden. Eine mangelhafte Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen erhöht nicht nur das Prüfungsrisiko, sondern beeinträchtigt auch die Fähigkeit eines Unternehmens, seine steuerlichen Positionen im Rahmen einer Untersuchung zu verteidigen.

4. Verspätete Einreichung und Nichteinhaltung von Vorschriften

Nach Section 51 der Inland Revenue Ordinance löst die nicht fristgerechte Einreichung einer Gewinnsteuererklärung (Profits Tax Return, PTR) ein abgestuftes Durchsetzungsverfahren mit schwerwiegenden Folgen aus:

• Geldstrafe: Bis zu HKD 10.000
• Zusätzliche Steuerbelastung: Bis zum Dreifachen des nicht entrichteten Steuerbetrags
• Mögliche gerichtliche Vorladung in besonders schwerwiegenden Fällen
• Auflösung der Gesellschaft bei anhaltender Nichteinhaltung der Vorschriften

Für das Veranlagungsjahr 2024/25 (allgemeiner Versandtermin: 19. März 2025) müssen Steuererklärungen in der Regel innerhalb eines Monats nach Erhalt der Mitteilung des IRD eingereicht werden. Für bestimmte Geschäftsjahresenden können jedoch Fristverlängerungen gelten. Zur Förderung der freiwilligen elektronischen Einreichung gewährt das IRD eine zusätzliche Fristverlängerung von einem Monat, wenn steuerlich vertretene Steuerpflichtige diese mindestens 7 Arbeitstage vor dem ursprünglichen Fälligkeitstermin beantragen und die Erklärung zusammen mit dem Jahresabschluss und den Steuerberechnungen elektronisch einreichen.

5. Weitere Risikoindikatoren

• Erhebliche Schwankungen der erklärten Gewinne gegenüber dem Vorjahr ohne nachvollziehbare Erklärung
• Ungewöhnlich niedrige Gewinnmargen im Vergleich zu Branchenkennzahlen
• Hohe Bestände an Darlehen an Mitglieder der Geschäftsleitung oder an Forderungen gegenüber nahestehenden Personen
• Unstimmigkeiten zwischen Steuererklärungen und geprüften Jahresabschlüssen
• Geltendmachung von Abzügen ohne ausreichende Nachweise
• Strukturen zur aggressiven Steuerplanung ohne wirtschaftliche Substanz

Gestaltung eines wirksamen internen Steuerprüfungsprogramms

Risikobasierter Ansatz

Wirksame interne Prüfungen konzentrieren sich auf die Bereiche mit den größten finanziellen und operativen Risiken, anstatt zu versuchen, jede Transaktion und jeden Compliance-Bereich zu prüfen. Für Unternehmen in Hongkong zählen zu den typischen Hochrisikobereichen:

• Geltendmachung der Offshore-Eigenschaft von Gewinnen und zugehörige Nachweise
• Verrechnungspreisrichtlinien und Transaktionen mit nahestehenden Personen
• Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Erfassung von Aufwendungen
• Liquiditätsmanagement und Finanzkontrollen
• Aufbewahrung von Unterlagen und Angemessenheit der Dokumentation

Regelmäßiger Prüfungszyklus

Wer mit Prüfungen bis zum Jahresende wartet, riskiert unangenehme Überraschungen und hat möglicherweise nur begrenzt Zeit für die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Zu den Empfehlungen für eine bewährte Vorgehensweise gehören:

• Vierteljährliche Überprüfungen: Überwachung von Hochrisikobereichen wie Transaktionen mit nahestehenden Personen, Dokumentation von Offshore-Einkünften und Klassifizierung von Aufwendungen
• Halbjährliche umfassende Überprüfungen: Breiter angelegte Beurteilungen der steuerlichen Positionen, des Compliance-Status und der Angemessenheit der Dokumentation
• Jährlicher Steuer-Check: Umfassende interne Prüfung 6–12 Wochen vor Ende des Geschäftsjahres, damit Zeit für Abhilfemaßnahmen bleibt

Bei erstmaligen Jahresabschlussprüfungen oder komplexen Konzernstrukturen sollten vom Abschluss der Bücher bis zur Fertigstellung des unterzeichneten Prüfungsberichts 6–12 Wochen eingeplant werden.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Wirksame interne Prüfungen erfordern Beiträge aus mehreren Unternehmensbereichen:

• Finanzen: Einhaltung steuerlicher Vorschriften, Finanzberichterstattung, Dokumentation
• Operatives Geschäft: Nachweise darüber, wo Geschäftstätigkeiten ausgeübt werden (entscheidend für die Geltendmachung einer Offshore-Steuerbefreiung)
• Rechtsabteilung/Gesellschaftssekretariat: Corporate Governance, Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats, Vertragsprüfung
• Personalwesen: Tätigkeitsorte der Beschäftigten, Substanzanforderungen, Einhaltung der Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vertrieb/Beschaffung: Transaktionsdokumentation, Vereinbarungen mit nahestehenden Personen und Unternehmen

Technologie und Automatisierung

Moderne Buchhaltungssoftware, cloudbasierte Prüfungswerkzeuge und Automatisierung können die Wirksamkeit der internen Revision erheblich steigern:

• Automatisierte Nachverfolgung und Kategorisierung von Transaktionen
• Abweichungsberichte zu ungewöhnlichen Transaktionen oder Mustern
• Dokumentenmanagementsysteme zur Sicherstellung der Einhaltung der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht
• Datenanalysen zur Ermittlung von Ausreißern oder Unstimmigkeiten bei Verrechnungspreisen
• Elektronische Arbeitsabläufe für Genehmigungsverfahren und Prüfpfade

Umfassende Checkliste für die interne Revision

Verwenden Sie diese Checkliste als Rahmen für die Durchführung gründlicher interner Steuerprüfungen, die den Erwartungen des IRD entsprechen:

Prüfungsbereich	Wesentliche Prüfpunkte	Risikoniveau
Geltendmachung einer Steuerbefreiung für Offshore-Gewinne	• Ort der Verkaufsverhandlungen und der Vertragsunterzeichnung • Nachweise über Geschäftstätigkeiten und Personal im Ausland • Ort der Bearbeitung von Einkaufs- und Verkaufsaufträgen • Lagerorte und Liefervereinbarungen • Sitzungsorte des Verwaltungsrats und Nachweise zur Entscheidungsfindung • Bankvereinbarungen und Zahlungsströme • Übereinstimmung mit den im Vorjahr geltend gemachten Steuerbefreiungen	HOCH
Verrechnungspreise	• Stand der Erstellung von Master File und Local File • Berechnung der Schwellenwerte für Befreiungen (Umsatz, Vermögenswerte, Beschäftigte) • Dokumentation von Transaktionen mit nahestehenden Personen und Unternehmen • Nachweise für die Fremdüblichkeit der Preisgestaltung und Vergleichswerte • Übereinstimmung mit den OECD-Leitlinien 2022 • Bereitschaft zur Einreichung von IR1475 (auf Anforderung innerhalb von 1 Monat einreichbar) • 7-jährige Aufbewahrung der Verrechnungspreisdokumentation	HOCH
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten	• Einhaltung der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht für sämtliche Geschäftsunterlagen • Aufzeichnungen in englischer oder chinesischer Sprache • Richtigkeit der Transaktionsaufzeichnungen innerhalb von 6-Monats-Intervallen • Vollständiger Prüfpfad von den Ursprungsbelegen bis zu den Buchführungskonten • Aufbewahrung und Abstimmung von Kontoauszügen • Ablage von Rechnungen (Verkauf und Einkauf) • Dokumentation von Verträgen und Vereinbarungen	HOCH
Richtigkeit der Steuererklärung	• Grundsätze und Vollständigkeit der Ertragserfassung • Nachweise für Abzüge und deren Zulässigkeit • Einordnung von Ausgaben als Investitions- oder laufende Betriebsausgaben • Offenlegung von Transaktionen mit nahestehenden Personen und Unternehmen • Berechnung und Nachweis von Offshore-Einkünften • Übereinstimmung mit den geprüften Jahresabschlüssen • Vorjahresvergleiche und Erläuterungen zu Abweichungen	MITTEL
Einhaltung der Erklärungspflichten	• Fristgerechte Einreichung der Gewinnsteuererklärung (PTR) (1 Monat ab Aufforderung) • Anträge auf Fristverlängerung (7 Arbeitstage vor Fristablauf) • Elektronische Einreichung für eine zusätzliche Fristverlängerung um 1 Monat • Einhaltung der Pflichten für Arbeitgebererklärungen (IR56B) • Rechtzeitige Anzeige der Steuerpflicht • Beantwortung von Auskunftsersuchen des IRD • Zahlungspläne für Steuervorauszahlungen	MITTEL
Wirtschaftliche Substanz des Unternehmens	• Ansässigkeit der Direktoren und Sitzungsorte • Präsenz der Beschäftigten und operativ tätiges Personal • Physische Büroräume und Einrichtungen • Befugnis zur unternehmerischen Entscheidungsfindung und Ort der Entscheidungen • Standorte der Bankkonten und Zeichnungsbefugnisse • Wirtschaftliche Begründung der Unternehmensstruktur • Tatsächliche Geschäftstätigkeiten im Gegensatz zur Steuerplanung	MITTEL
Einzelne steuerliche Abzüge	• Berechnung der steuerlichen Abschreibungen • Abzugsfähigkeit von Zinsen und zugehörige Dokumentation • Begründung der Abschreibung uneinbringlicher Forderungen • Nachweise für Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen • Höchstgrenzen für Bewirtungs- und Repräsentationsaufwendungen • Zuordnung der Personalkosten • Angemessenheit von Dienstleistungsvergütungen an nahestehende Personen und Unternehmen	NIEDRIG–MITTEL
Globale Mindestbesteuerung (sofern anwendbar)	• Berechnung des Konzernumsatzes multinationaler Unternehmensgruppen (Schwellenwert ≥ €750 Millionen) • Berechnung des effektiven Steuersatzes je Steuerhoheitsgebiet • Berechnung der Ergänzungssteuer (Mindeststeuersatz von 15%) • Einhaltung der Vorschriften zur qualifizierten nationalen Ergänzungssteuer (QDMTT) • Anforderungen an den GloBE-Informationsbericht • Übereinstimmung mit dem Rahmenwerk der OECD zu Säule Zwei	MITTEL

Umgang mit selbst festgestellten Problemen

Bewertung und Quantifizierung

Wenn interne Prüfungen potenzielle Verstöße gegen steuerliche Vorschriften aufdecken, besteht der erste Schritt in einer gründlichen Bewertung:

1. Art des Problems bestimmen: Einfaches Versehen, Dokumentationslücke, unterschiedliche Auslegung oder materieller Verstoß gegen Vorschriften?
2. Steuerliche Auswirkungen quantifizieren: Berechnen Sie die potenziell zu niedrig festgesetzte Steuer für alle betroffenen Jahre (bis zu 7 Jahre)
3. Grundursache beurteilen: Prozessversagen, Wissenslücke, unzureichende Kontrollen oder vorsätzliches Handeln?
4. Offenlegungspflichten prüfen: Ist eine freiwillige Offenlegung angebracht oder eine Offenlegung erforderlich?

Verfahren zur freiwilligen Offenlegung

Werden wesentliche Verstöße gegen steuerliche Pflichten festgestellt, bietet eine freiwillige Offenlegung die beste Möglichkeit zur Minderung von Strafzuschlägen:

Schritte für eine wirksame freiwillige Offenlegung:

1. Unverzüglich handeln: Schnelligkeit ist entscheidend – eine frühzeitige Offenlegung wird günstiger behandelt
2. Vollständige Informationen vorlegen: Vollständige Offenlegung aller wesentlichen Tatsachen, betroffenen Jahre und Steuerberechnungen
3. Den Fehlbetrag beziffern: Die zu niedrig festgesetzte Steuer berechnen und entsprechende Berechnungsunterlagen beifügen
4. Einen Lösungsvorschlag unterbreiten: Zahlungsmodalitäten oder Anpassungen zur Prüfung durch das IRD vorschlagen
5. Guten Glauben nachweisen: Die umgesetzten Abhilfemaßnahmen zur Vermeidung erneuter Verstöße darlegen
6. Professionelle Vertretung sicherstellen: Qualifizierte Steuerberater mit der Begleitung des Offenlegungsverfahrens beauftragen

Zu erwartende Strafzuschläge:

• Vollständige freiwillige Offenlegung vor Maßnahmen des IRD: Größtmögliche Minderung, in der Regel Strafzuschläge deutlich unter 100%
• Unverzügliche Offenlegung sämtlicher Informationen nach einer Beanstandung: Ungefähr 100% der zu niedrig festgesetzten Steuer
• Unvollständige oder verspätete Offenlegung: Strafzuschläge zwischen 100% und 300% der zu niedrig festgesetzten Steuer

Abhilfemaßnahmen

Setzen Sie über die Offenlegung hinaus Korrekturmaßnahmen um, um die zugrunde liegenden Probleme zu beheben:

• Verbesserte Dokumentationsverfahren für besonders risikobehaftete Bereiche
• Schulung der Mitarbeiter zu Compliance-Anforderungen
• Überarbeitete Genehmigungsverfahren und interne Kontrollen
• Häufigere Überwachungs- und Überprüfungszyklen
• Beauftragung qualifizierter Berater für komplexe Bereiche (Verrechnungspreise, Geltendmachung von Offshore-Steuerbefreiungen)
• Technologische Verbesserungen zur Optimierung der Aufzeichnungen und der Überwachung der Einhaltung steuerlicher Pflichten

Vorbereitung auf mögliche Prüfungen durch das IRD

Das Prüfungsverfahren des IRD verstehen

Wird ein Unternehmen für eine Prüfung ausgewählt, hilft ihm das Verständnis des Verfahrens des IRD, angemessen zu reagieren:

Phase 1: Erstes Auskunftsersuchen

Das IRD nimmt in der Regel zunächst mit einem schriftlichen Auskunftsersuchen Kontakt auf, das Wochen oder Monate nach Einreichung der Steuererklärung eingehen kann. In dem Schreiben werden Erläuterungen oder Belege zu bestimmten Positionen angefordert.

Antwortfrist: In der Regel 21 Tage; eine Fristverlängerung kann jedoch unter Angabe von Gründen beantragt werden.

Phase 2: Außenprüfung (bei unbefriedigendem Ergebnis der ersten Überprüfung)

Reichen die Unterlagen allein dem IRD nicht aus, kann es eine Außenprüfung durchführen, die Folgendes umfasst:

• Besichtigungen der Geschäftsräume vor Ort
• Detaillierte Überprüfung der Buchführungssysteme und Aufzeichnungen
• Befragungen von Direktoren, Geschäftsleitung oder Mitarbeitern
• Prüfung von Nachweisen über die tatsächliche Geschäftstätigkeit (insbesondere bei der Geltendmachung von Offshore-Steuerbefreiungen)
• Überprüfung mehrerer Geschäftsjahre (in der Regel bis zu 7 Jahre)

Zeitlicher Rahmen: Bei Außenprüfungsfällen, die innerhalb von 3 Monaten nach der ersten Befragung abgeschlossen werden, kann eine günstigere Behandlung bei den Strafzuschlägen gewährt werden.

Phase 3: Festsetzung und Klärung

Nach Abschluss seiner Überprüfung erlässt das IRD:

• Einen Bescheid über die Festsetzung zusätzlicher Steuer (sofern zutreffend)
• Eine Zahlungsaufforderung für die vorläufige Steuer (häufig vor Abschluss der Untersuchung)
• Einen Bescheid über die Festsetzung eines Strafzuschlags (wenn Verstöße gegen steuerliche Pflichten festgestellt wurden)

Steuerpflichtige können innerhalb bestimmter Fristen Einspruch einlegen; in der Regel ist die Zahlung jedoch auch während des laufenden Einspruchsverfahrens zu leisten.

Prüfungsbereite Dokumentation

Unterhalten Sie ein „prüfungsbereites“ Dokumentationssystem, das sicherstellt, dass wichtige Unterlagen innerhalb weniger Tage abgerufen und vorgelegt werden können:

• Zentrale Ablage: Alle steuerlich relevanten Unterlagen, geordnet nach Jahr und Kategorie
• Verzeichnis und Übersichtstabellen: Orientierungshilfen für den schnellen Zugriff auf die vorhandene Dokumentation
• Digitale Sicherung: Elektronische Kopien in einem sicheren Cloud-Speicher, der die Zugänglichkeit über 7 Jahre gewährleistet
• Vorkehrungen für Übersetzungen: Wichtige Unterlagen sind je nach Anforderung auf Englisch oder Chinesisch verfügbar
• Schriftliche Erläuterungen: Vorab erstellte Zusammenfassungen der vertretenen steuerlichen Positionen, insbesondere für komplexe Bereiche wie die Geltendmachung von Offshore-Steuerbefreiungen oder Verrechnungspreise

Professionelle Unterstützung

Die Beauftragung qualifizierter Steuerexperten bietet bei Prüfungen durch das IRD erhebliche Vorteile:

• Fachkompetenz bei komplexen steuerlichen Fragen
• Erfahrung in der Kommunikation und bei Verhandlungen mit dem IRD
• Objektive Beurteilung steuerlicher Positionen und Risiken
• Fachliche Glaubwürdigkeit, die die Aufgeschlossenheit des IRD erhöht
• Minderung von Strafzuschlägen durch ordnungsgemäße Offenlegungsverfahren

Die üblichen Beratungshonorare für die Begleitung einer IRD-Prüfung liegen je nach Komplexität zwischen HKD 50,000 und HKD 200,000+, verglichen mit Kosten für interne Prüfungen von HKD 15,000-35,000 bei KMU.

Compliance-Prioritäten 2025

Fristen für die Verrechnungspreisdokumentation

Für Unternehmen mit Geschäftsjahresende am 31. Dezember 2024 müssen Master File und Local File bis zum 30. September 2025 erstellt werden (9 Monate nach Geschäftsjahresende). Stellen Sie sicher, dass die Berechnungen der Schwellenwerte für eine Befreiung dokumentiert werden, auch wenn eine Befreiung von den Einreichungspflichten besteht.

Einreichung der Steuererklärungen 2024/25

Nach dem Sammelversand der Steuererklärungen 2024/25 durch das IRD am 19. März 2025 gilt:

• Reguläre Frist: 1 Monat ab Eingang der Aufforderung
• Antrag auf Fristverlängerung: Mindestens 7 Arbeitstage vor Ablauf der ursprünglichen Frist
• Zusätzliche Frist bei elektronischer Einreichung: Verlängerung um einen weiteren Monat für steuerlich vertretene Steuerpflichtige, die elektronisch zusammen mit vollständigen Jahresabschlüssen und Steuerberechnungen einreichen

Einhaltung der globalen Mindestbesteuerung (große multinationale Unternehmen)

Die am 6. Juni 2025 erlassene Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance 2025 unterwirft multinationale Unternehmensgruppen mit einem jährlichen konsolidierten Umsatz ≥ €750 Millionen einer globalen Mindeststeuer von 15%. Betroffene Gruppen sollten:

• Die effektiven Steuersätze je Steuerhoheitsgebiet beurteilen
• Mögliche Ergänzungssteuerverpflichtungen berechnen
• Sich auf die Einhaltung der Anforderungen an die anerkannte nationale Ergänzungssteuer (Qualified Domestic Minimum Top-up Tax, QDMTT) vorbereiten
• Die Anforderungen des OECD-Regelwerks zu Säule 2 erfüllen
• Die erforderlichen GloBE-Informationserklärungen erstellen

Verstärkte Prüfung geltend gemachter Offshore-Steuerbefreiungen

Angesichts des verschärften Vorgehens des IRD bei der Geltendmachung von Offshore-Steuerbefreiungen und der haushaltspolitischen Prioritäten der Regierung sollten Unternehmen, die einen Offshore-Status geltend machen:

• Die Angemessenheit ihrer Offshore-Dokumentation umfassend überprüfen
• Sicherstellen, dass Nachweise über die tatsächliche Geschäftstätigkeit die geltend gemachten Offshore-Steuerbefreiungen stützen (nicht lediglich vertragliche Vereinbarungen)
• Detaillierte Erläuterungen dazu erstellen, wo und wie Gewinne erwirtschaftet werden
• Die Übereinstimmung zwischen Geschäftstätigkeit, Dokumentation und steuerlichen Positionen sicherstellen
• Bei zweifelhafter Berechtigung der geltend gemachten Befreiungen eine frühzeitige Einbindung von Steuerberatern erwägen

Etablierung einer nachhaltigen Compliance-Kultur

Unternehmensführung und Verantwortlichkeit

Effektive Steuer-Compliance beginnt mit klaren Führungs- und Kontrollstrukturen:

• Überwachung auf Ebene des obersten Leitungsorgans: Regelmäßige Berichterstattung über steuerliche Positionen und den Stand der Einhaltung steuerlicher Pflichten
• Feste Zuständigkeit für Steuerangelegenheiten: Klare Verantwortung für das Management der steuerlichen Compliance (intern oder ausgelagert)
• D документierte Richtlinien: Schriftliche Richtlinien und Verfahren zur steuerlichen Compliance
• Regelmäßige Schulungen: Schulung der Mitarbeitenden zu den für ihre Aufgaben relevanten Compliance-Anforderungen
• Leistungskennzahlen: Compliance-KPIs, einschließlich fristgerechter Einreichung, Vollständigkeit der Dokumentation und Prüfungsfeststellungen

Kontinuierliche Verbesserung

Steuerliche Compliance ist keine einmalige Maßnahme, sondern ein fortlaufender Prozess:

• Nachbereitung von Prüfungen zur Ermittlung gewonnener Erkenntnisse und möglicher Prozessverbesserungen
• Beobachtung regulatorischer Entwicklungen und aktualisierter Leitlinien des IRD
• Vergleich mit bewährten Branchenpraktiken
• Regelmäßige Neubewertung von Risikobereichen bei Veränderungen der Geschäftstätigkeit
• Technologische Modernisierungen zur Steigerung von Effizienz und Genauigkeit

Über Entwicklungen beim IRD auf dem Laufenden bleiben

Verfolgen Sie offizielle Mitteilungen des IRD und aktuelle Brancheninformationen:

• Auslegungs- und Praxisanweisungen des IRD (Departmental Interpretation and Practice Notes, DIPNs)
• Haushaltsankündigungen und Gesetzesänderungen
• Jährliche Treffen zwischen dem IRD und dem HKICPA (Hong Kong Institute of Certified Public Accountants)
• Gerichtsentscheidungen in Steuersachen mit Präzedenzwirkung
• Für Hongkong relevante Aktualisierungen der OECD-Leitlinien (Verrechnungspreise, BEPS, globale Mindeststeuer)