📋 Tổng quan các thông tin chính
- Bắt buộc lưu trữ trong 7 năm: Hồ sơ kinh doanh phải được lưu giữ ít nhất 7 năm sau khi hoàn tất giao dịch theo Section 51C của Pháp lệnh Thuế vụ (Inland Revenue Ordinance)
- Mức phạt tối đa: Việc không tuân thủ có thể dẫn đến khoản phạt lên tới HK$100,000 cho mỗi hành vi vi phạm
- Các ngưỡng về xác định giá giao dịch liên kết: Các công ty có doanh thu vượt HK$400M, tài sản vượt HK$300M hoặc trên 100 nhân viên phải lập hồ sơ toàn cầu và hồ sơ quốc gia
- Chấp nhận hồ sơ điện tử: Hồ sơ số đáp ứng đầy đủ yêu cầu tuân thủ nếu có thể đọc, truy xuất và được lưu giữ đầy đủ trong suốt thời hạn lưu trữ
- Yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận ngoài Hồng Kông phải có bằng chứng: Cần có tài liệu đầy đủ để chứng minh rằng các hoạt động tạo ra lợi nhuận diễn ra bên ngoài Hồng Kông
Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp của bạn tại Hồng Kông bị kiểm tra thuế đột xuất vào ngày mai? Hồ sơ của bạn có đủ vững chắc trước sự xem xét kỹ lưỡng của Cục Thuế vụ Hồng Kông (IRD) không? Trong hệ thống thuế theo nguyên tắc lãnh thổ của Hồng Kông, việc lưu giữ hồ sơ đúng quy định không chỉ nhằm tuân thủ pháp luật mà còn là tuyến phòng vệ đầu tiên trước các khoản phạt tốn kém, việc không được chấp nhận khấu trừ chi phí và việc bị bác yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận ngoài Hồng Kông. Khi IRD tăng cường kiểm tra và triển khai các quy định mới trong giai đoạn 2024-2025, việc có hồ sơ đủ vững chắc để đáp ứng kiểm tra thuế chưa bao giờ quan trọng đến vậy đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Khung pháp lý: Các yêu cầu của pháp luật Hồng Kông
Nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ tại Hồng Kông dựa trên hai trụ cột pháp luật mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ. Pháp lệnh Thuế vụ (Inland Revenue Ordinance, Cap. 112), đặc biệt là Section 51C, là nền tảng của các yêu cầu tuân thủ về thuế, trong khi Pháp lệnh Công ty (Companies Ordinance, Cap. 622) điều chỉnh hồ sơ quản trị công ty.
Pháp lệnh Thuế vụ (Inland Revenue Ordinance, Section 51C)
Điều khoản quan trọng này yêu cầu mọi cá nhân hoặc tổ chức tiến hành hoạt động thương mại, hành nghề chuyên môn hoặc kinh doanh tại Hồng Kông phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung để có thể dễ dàng xác định lợi nhuận chịu thuế. Hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất 7 năm kể từ ngày hoàn tất giao dịch.
Pháp lệnh Công ty (Companies Ordinance, Cap. 622)
Pháp lệnh này quy định các yêu cầu về quản trị và quản lý công ty, bao gồm việc lưu giữ sổ đăng ký thành viên và giám đốc, biên bản họp cùng các tài liệu thiết yếu khác của công ty.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ bắt buộc
Việc hiểu rõ các yêu cầu về lưu trữ có vai trò thiết yếu đối với việc tuân thủ và chuẩn bị sẵn sàng cho kiểm tra thuế. Các loại tài liệu khác nhau có thời hạn lưu trữ khác nhau, nhưng quy tắc 7 năm áp dụng cho phần lớn hồ sơ liên quan đến thuế.
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Hồ sơ kế toán doanh nghiệp | Tối thiểu 7 năm | IRO Section 51C |
| Tờ khai thuế và tài liệu chứng minh | Tối thiểu 7 năm | IRO Section 51C |
| Hồ sơ tiền lương nhân viên và Quỹ dự phòng bắt buộc (MPF) | Tối thiểu 7 năm | Pháp lệnh Lao động (Employment Ordinance) |
| Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết | Tối thiểu 7 năm | IRO Schedule 17I |
| Tài liệu quản trị công ty | Không xác định thời hạn (suốt thời gian tồn tại của công ty) | Pháp lệnh Công ty (Companies Ordinance) |
| Tài liệu chứng minh yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận ngoài Hồng Kông | Tối thiểu 7 năm | IRO Section 51C |
Các hồ sơ kinh doanh thiết yếu phải lưu giữ
Hồ sơ đầy đủ là biện pháp bảo vệ tốt nhất khi IRD tiến hành kiểm tra thuế. Dưới đây là những hồ sơ cần lưu giữ theo từng mảng hoạt động của doanh nghiệp:
Hồ sơ tài chính (các yêu cầu cốt lõi)
- Sổ kế toán: Ghi chép các khoản thu và chi, hoặc thu nhập và chi phí
- Hồ sơ giao dịch hằng ngày: Mọi khoản tiền nhận được hoặc chi trả
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Thể hiện số tiền doanh nghiệp kiếm được và đã chi
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo dõi toàn bộ dòng tiền vào và ra
- Bảng cân đối kế toán: Các tài sản doanh nghiệp sở hữu và các khoản nợ phải trả
- Sao kê ngân hàng: Hồ sơ đầy đủ của tất cả tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp
- Chứng từ, biên lai và hóa đơn: Tài liệu gốc để xác minh mọi bút toán trong sổ kế toán
Hồ sơ hàng hóa và hàng tồn kho
Đối với doanh nghiệp mua hoặc bán hàng hóa, bắt buộc phải lưu giữ thêm các hồ sơ sau:
- Chi tiết sản phẩm: hàng hóa đã mua hoặc bán, số lượng, thông tin người mua và người bán, và giá cả
- Hồ sơ hàng tồn kho: biên bản kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho cuối năm tài chính
- Đơn đặt mua hàng và phiếu giao hàng
- Phiếu nhập kho
- Phương pháp và cách tính giá trị hàng tồn kho
Hồ sơ nhân viên và tiền lương
Theo yêu cầu của Pháp lệnh Việc làm, các hồ sơ này phải được lưu giữ trong ít nhất bảy năm:
- Hợp đồng lao động: Các thỏa thuận thể hiện nhiệm vụ công việc, mức lương và điều kiện làm việc
- Hồ sơ tiền lương: Chi tiết tiền lương, tiền thưởng, các khoản khấu trừ và các khoản đóng góp vào Quỹ Tiết kiệm Bắt buộc (MPF)
- Hồ sơ nghỉ phép: Thông tin về nghỉ phép năm, nghỉ ốm và các hình thức nghỉ khác
- Các biểu mẫu IR56 và tài liệu khác liên quan đến thuế của nhân viên
- Bản đánh giá hiệu suất làm việc và hồ sơ kỷ luật
Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết: Ai cần lập?
Chế độ xác định giá giao dịch liên kết của Hồng Kông, có hiệu lực đối với các kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 năm 2018 trở đi, áp dụng phương pháp tiếp cận ba cấp của OECD, yêu cầu lập hồ sơ toàn cầu, hồ sơ quốc gia và báo cáo lợi nhuận liên quốc gia. Trong bối cảnh Cục Thuế vụ Hồng Kông (IRD) tăng cường thực thi trong giai đoạn 2024-2025, việc nắm rõ các yêu cầu này là hết sức quan trọng.
Miễn trừ theo tiêu chí quy mô
Một đơn vị tại Hồng Kông được miễn lập hồ sơ toàn cầu và hồ sơ quốc gia nếu đáp ứng bất kỳ hai điều kiện nào sau đây:
- Tổng doanh thu không vượt quá 400 triệu HK$
- Tổng tài sản không vượt quá 300 triệu HK$
- Số lượng nhân viên bình quân không vượt quá 100
Miễn trừ theo ngưỡng giao dịch
Nếu tổng giá trị giao dịch liên kết không vượt quá các ngưỡng dưới đây, thì không phải lập hồ sơ quốc gia cho loại giao dịch tương ứng:
| Loại giao dịch | Ngưỡng hằng năm |
|---|---|
| Chuyển giao hàng hóa | 220 triệu HK$ |
| Cung cấp dịch vụ | 110 triệu HK$ |
| Chuyển giao hoặc sử dụng tài sản vô hình | 110 triệu HK$ |
Thời hạn lập và nộp hồ sơ
- Thời hạn lập hồ sơ: Trong vòng 9 tháng sau khi kết thúc kỳ kế toán
- Nộp Biểu mẫu IR1475: Trong vòng 1 tháng kể từ khi IRD có yêu cầu
- Ngôn ngữ: Tiếng Anh hoặc tiếng Trung
- Thời gian lưu giữ: Tối thiểu 7 năm sau khi kết thúc kỳ kế toán
Hồ sơ điện tử: Lĩnh vực tuân thủ mới trong môi trường số
Việc lưu giữ hồ sơ điện tử hoàn toàn phù hợp với các hướng dẫn của IRD. Theo Pháp lệnh Giao dịch điện tử (Cap. 553), hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý và được chấp nhận cho mục đích kiểm toán, thanh tra khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể.
Yêu cầu đối với hồ sơ điện tử
Để bảo đảm tuân thủ, hồ sơ điện tử phải:
- Có thể đọc được: Được lưu trữ ở các định dạng ổn định, có thể truy cập được (ví dụ: PDF, XML)
- Có thể truy xuất: Dễ dàng truy cập khi có yêu cầu trong quá trình kiểm toán, thanh tra hoặc kiểm tra
- Đầy đủ: Chứa tất cả thông tin bắt buộc trong suốt thời gian lưu giữ
- An toàn: Được bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép và hư hỏng dữ liệu
- Xác thực: Duy trì tính toàn vẹn và nguồn gốc của hồ sơ
Chứng minh yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông: Hồ sơ là yếu tố quyết định
Hệ thống thuế theo nguyên tắc lãnh thổ của Hồng Kông chỉ đánh thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc từ Hồng Kông. Các công ty yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông phải cung cấp hồ sơ đầy đủ để chứng minh rằng các hoạt động tạo ra lợi nhuận diễn ra bên ngoài Hồng Kông. Trong bối cảnh IRD tăng cường kiểm tra, hồ sơ phù hợp là cơ sở vững chắc nhất để bảo vệ lập trường của doanh nghiệp.
Hồ sơ thiết yếu cho yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông
Để chứng minh lợi nhuận phát sinh ngoài Hồng Kông, các công ty phải cung cấp bằng chứng cho thấy các hoạt động chủ chốt tạo ra lợi nhuận diễn ra bên ngoài Hồng Kông:
- Hợp đồng: Được đàm phán và ký kết bên ngoài Hồng Kông
- Các cuộc họp hội đồng quản trị: Biên bản thể hiện các quyết định được đưa ra ở nước ngoài
- Tìm kiếm khách hàng: Bằng chứng về hoạt động tiếp thị và thu hút khách hàng ở nước ngoài
- Lưu kho hàng hóa: Tài liệu về địa điểm lưu giữ hàng tồn kho
- Ghi nhận giao dịch: Cách thức và địa điểm ghi nhận các giao dịch
- Thư từ trao đổi: Các trao đổi với đối tác kinh doanh chứng minh hoạt động ngoài Hồng Kông
Chế tài đối với hành vi không tuân thủ: Cái giá của việc lập và lưu giữ tài liệu không đầy đủ
Hiểu rõ hậu quả của việc lưu giữ hồ sơ không đầy đủ là điều thiết yếu trong quản lý rủi ro. Các chế tài có thể rất nghiêm khắc và không chỉ giới hạn ở tiền phạt.
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tối đa | Hậu quả bổ sung |
|---|---|---|
| Không lưu giữ hồ sơ (IRO Section 51C) | HK$100,000 | Ấn định lại nghĩa vụ thuế |
| Không lưu giữ hồ sơ (Pháp lệnh Công ty — Companies Ordinance) | HK$100,000 cho mỗi hành vi vi phạm | Trách nhiệm pháp lý của giám đốc |
| Không thể xuất trình tài liệu trong quá trình thanh tra thuế | Không áp dụng | Không được chấp nhận các khoản khấu trừ, số thuế ấn định cao hơn |
| Không nộp Mẫu IR1475 | Chế tài theo IRO | Điều chỉnh giá giao dịch liên kết |
Ngoài các khoản phạt tiền, việc lập và lưu giữ tài liệu không đầy đủ có thể dẫn đến:
- Không được chấp nhận khấu trừ chi phí
- Số thuế ấn định tăng lên
- Điều chỉnh giá giao dịch liên kết
- Bị bác yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông
- Tổn hại uy tín
- Khó khăn trong các giao dịch kinh doanh và quá trình thẩm định
Cập nhật quy định năm 2025: Những thay đổi
Pháp lệnh Công ty (Sửa đổi) năm 2025 (Companies (Amendment) Ordinance 2025)
Được ban hành ngày 8 tháng 1 năm 2025 và có hiệu lực từ ngày 17 tháng 4 năm 2025, văn bản sửa đổi này đưa ra những thay đổi đáng kể đối với việc truyền đạt thông tin của công ty:
- Cơ chế đồng ý ngầm định: Công ty có thể phổ biến các thông tin của công ty qua trang web sau một lần thông báo duy nhất cho cổ đông
- Tác động đối với quá trình thẩm định: Các tài liệu quan trọng có thể không còn được cung cấp dưới dạng bản giấy
- Chiến lược lập và lưu giữ tài liệu: Công ty cần bảo đảm hồ sơ điện tử được lưu giữ đúng cách và có thể truy cập
Triển khai thuế tối thiểu toàn cầu
Pháp lệnh Thuế vụ (Sửa đổi) (Thuế tối thiểu đối với các tập đoàn doanh nghiệp đa quốc gia) năm 2025 (Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance 2025), được ban hành ngày 6 tháng 6 năm 2025:
- Áp dụng mức thuế tối thiểu toàn cầu 15% của OECD đối với các tập đoàn doanh nghiệp đa quốc gia (MNE) có doanh thu hợp nhất hằng năm từ EUR 750 triệu trở lên
- Cập nhật các quy tắc về giá giao dịch liên kết của Hồng Kông để phù hợp với Hướng dẫn về giá giao dịch liên kết năm 2022 của OECD
- Tăng cường việc IRD xem xét, kiểm tra các thỏa thuận về giá giao dịch liên kết
7 thực tiễn tốt nhất để hồ sơ luôn sẵn sàng cho thanh tra thuế
- Triển khai hệ thống quản lý tài liệu: Tập trung toàn bộ hồ sơ kinh doanh vào một hệ thống an toàn, có thể truy cập, với quy ước đặt tên nhất quán, cơ chế kiểm soát phiên bản và sao lưu định kỳ.
- Lập và lưu giữ hồ sơ đồng thời: Lập tài liệu ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc đưa ra quyết định — tránh lập hồ sơ hồi tố, làm suy giảm độ tin cậy.
- Tách biệt thu nhập và chi phí: Phân biệt rõ hoạt động tại Hồng Kông và hoạt động ngoài Hồng Kông, đồng thời lập tài liệu ghi nhận các cơ sở phân bổ chi phí.
- Thực hiện rà soát tuân thủ thường xuyên: Rà soát hằng năm các thông lệ lưu giữ hồ sơ, cập nhật định kỳ về giá giao dịch liên kết và đào tạo nhân viên về các yêu cầu.
- Chuẩn bị sẵn sàng cho các yêu cầu giải trình của IRD: Duy trì một bộ hồ sơ toàn diện phục vụ việc trả lời các yêu cầu giải trình của IRD, trong đó các tài liệu chủ chốt luôn sẵn sàng để truy cập.
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp các tính năng tuân thủ, hệ thống sao lưu tự động và chữ ký số để bảo đảm tính xác thực.
- Lập tài liệu về các quyết định kinh doanh: Lập biên bản họp hội đồng quản trị đầy đủ, ghi nhận cơ sở đưa ra các quyết định quan trọng và lưu giữ thư từ trao đổi liên quan đến các giao dịch lớn.
✅ Những điểm chính cần ghi nhớ
- Bắt buộc lưu giữ trong 7 năm: Tất cả hồ sơ kinh doanh phải được lưu giữ ít nhất 7 năm kể từ khi hoàn tất giao dịch; hành vi không tuân thủ có thể bị phạt tới HK$100,000
- Hồ sơ điện tử được chấp nhận đầy đủ: Tài liệu số có giá trị pháp lý khi có thể đọc được, truy xuất được, được bảo mật và được duy trì đầy đủ trong suốt thời hạn lưu giữ
- Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết có vai trò then chốt: Các công ty vượt ngưỡng về quy mô hoặc giao dịch phải lập hồ sơ toàn cầu và hồ sơ quốc gia trong vòng 9 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính; hoạt động thanh tra thuế của IRD đang gia tăng
- Yêu cầu miễn thuế đối với lợi nhuận có nguồn gốc ngoài Hồng Kông cần có bằng chứng vững chắc: Tài liệu được lập đồng thời ghi nhận địa điểm diễn ra các hoạt động tạo ra lợi nhuận là thiết yếu; IRD chú trọng bản chất hơn hình thức
- Luôn cập nhật các thay đổi về quy định: Các sửa đổi năm 2025 về việc truyền đạt thông tin của công ty, thuế tối thiểu toàn cầu và việc tăng cường thực thi quy định về giá giao dịch liên kết đòi hỏi phải cập nhật chiến lược tuân thủ
Trong bối cảnh thuế không ngừng thay đổi tại Hồng Kông, việc duy trì hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ không chỉ nhằm tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng chống chịu. Sự khác biệt giữa một cuộc kiểm tra thuế suôn sẻ và một khoản phạt tốn kém thường nằm ở chất lượng hồ sơ của bạn. Bằng cách áp dụng các quy trình lập và lưu giữ hồ sơ có hệ thống ngay hôm nay, bạn không chỉ chuẩn bị sẵn sàng cho khả năng bị Cục Thuế vụ (IRD) kiểm tra, mà còn xây dựng nền tảng để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững, đưa ra quyết định tốt hơn và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động. Hãy nhớ: trong việc tuân thủ thuế, cách phòng vệ tốt nhất là chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ.
📚 Nguồn & Tài liệu tham khảo
Thông tin trong bài viết này đã được kiểm chứng bằng cách đối chiếu với các nguồn chính thức của Chính phủ Hồng Kông và các tài liệu tham khảo có thẩm quyền:
- Cục Thuế vụ (Inland Revenue Department — IRD) - Thuế suất, các khoản giảm trừ và quy định chính thức
- Cục Thẩm định và Định giá (Rating and Valuation Department — RVD) - Thuế bất động sản theo giá trị cho thuê và định giá bất động sản
- GovHK - Cổng thông tin chính thức của Chính phủ Hồng Kông
- Hội đồng Lập pháp (Legislative Council) - Pháp luật về thuế và các sửa đổi
- Yêu cầu về lưu giữ hồ sơ của IRD - Hướng dẫn chính thức về lưu giữ hồ sơ kinh doanh
- Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết của IRD - Yêu cầu về hồ sơ toàn cầu và hồ sơ quốc gia
- Cơ quan Đăng ký Công ty (Companies Registry) - Pháp lệnh Công ty (Sửa đổi) năm 2025 (Companies (Amendment) Ordinance 2025) - Quy định về trao đổi thông tin doanh nghiệp không sử dụng giấy tờ
Xác minh lần cuối: tháng 12 năm 2024 | Thông tin chỉ nhằm mục đích hướng dẫn chung. Vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia thuế có chuyên môn phù hợp để được tư vấn cụ thể.
Tham gia thảo luận
0 Bình luận